Norsk Arbeidsmandsforbunds personvernerklæring

Innhold

 

Behandlingsgrunnlag

Medlemmer

Norsk Arbeidsmandsforbund behandler personopplysninger om medlemmer for å oppfylle forbundets forpliktelser ved medlemskapet etter våre vedtekter og tariffavtalene.

Vedtektene og tariffavtalene er Norsk Arbeidsmandsforbunds rettslige grunnlag for behandling av personopplysninger om medlemmer, tidligere medlemmer og personer som har søkt om medlemskap.

Brukere – personvern på nettsidene

Brukere av Norsk Arbeidsmandsforbunds nettsted og nettbaserte tjenester kan avgi personopplysninger i forbindelse med registrering til for eksempel e-postlister og andre åpne tjenester.

Med mindre annet er oppgitt, er samtykke Norsk Arbeidsmandsforbunds rettslige grunnlag for behandling av personopplysninger om personer som ikke er medlemmer. Det er frivillig å avgi opplysningene, og samtykket kan trekkes tilbake.

Besøkende

Besøkende i Norsk Arbeidsmandsforbunds lokaler i Grubbegata 6, Oslo blir bedt om å registrere seg med navn, virksomhet og kontaktopplysninger. Behandlingsgrunnlaget for besøksregistreringen er vår berettigede interesse i å ivareta informasjonssikkerheten og fysisk sikring av lokalene. Norsk Arbeidsmandsforbund har også kontorer andre steder i Norge, hovedsakelig som leietaker. Registreringspraksis kan variere. Forbundet påser at personvern og informasjonssikkerhet blir ivaretatt også her.

Norsk Arbeidsmandsforbunds behandlingsansvar

Norsk Arbeidsmandsforbund er tilsluttet LO. Vi har hovedkontor i Oslo og 9 avdelinger.

Norsk Arbeidsmandsforbund er behandlingsansvarlig vår behandling av personopplysninger. Behandling omfatter all registrering og bruk av personopplysninger og behandling skjer f.eks. i forbindelse med: Søknad om stipend, reiseregninger, opplysninger om medlemskap, kontaktopplysninger, arbeidsforhold og saksbehandling.  

Vi inngår avtaler med databehandlere om behandling av våre personopplysninger på vegne av oss. Slike databehandleravtaler sikrer personvernet iht. krav i personopplysningsloven.

Arkivering og sletting

Alle personopplysninger som registreres om medlemmer blir som hovedregel arkivert. Bevaringsverdige opplysninger blir overlevert til Arbeiderbevegelsens arkiv og arkivert på ubestemt tid. Opplysninger som ikke anses som nødvendige for å oppfylle forpliktelsene overfor medlemmene, etter lovkrav eller av arkiv -, statistiske-, forskningsmessige-, historiske- eller andre legitime hensyn, blir slettet.

Systemer for behandling og registrering

Medlemskap registreres og forvaltes i medlemssystemet Compendia Medlemssystem som driftes av TeleComputing AS. Medlemssystemet benyttes av Norsk Arbeidsmandsforbund sentralt og avdelingene.

Det er ulike nettbaserte tjenester knyttet til medlemsforvaltningen. Som del av medlemsforvaltningen registreres i hovedsak opplysninger om:

  • Navn
  • Fødsels- og personnummer
  • Fagforeningstilhørlighet og datoer for innmelding og utmelding
  • Kontaktinformasjon, herunder bostedsadresse, postadresse, telefonnummer og e-postadresser
  • Arbeidsforhold; herunder arbeidsgiver, arbeidssted, stilling, stillingsprosent og lønn
  • Tillitsverv
  • Inn- og utbetalinger
  • Medlemsfordeler/forsikringer
  • Deltakelse på arrangement og kurs

Opplysningene innhentes fra medlemmene selv, medlemmenes arbeidsgivere, arbeidsgivernes arbeidsgiverorganisasjoner, Det Sentrale Folkeregisteret (Skatteetaten) samt offentlig tilgjengelige registre via Bisnode AS.

Tilgang for tillitsvalgte

Den forbundet har registrert som tillitsvalgt for medlemmets virksomhet har tilgang til å behandle personopplysninger i medlemsregisteret. Tillitsvalgte er underlagt samme krav til forsvarlig behandling og taushet omkring personopplysninger som forbundet som helhet.

Kontingenttrekk

Medlemmer som jobber i en bedrift som Norsk Arbeidsmandsforbund har trekkavtale med, betaler normalt kontingent gjennom lønnstrekk. Vi overfører opplysninger om medlemskapet til arbeidsgiveren, herunder navn, fødsels- og personnummer og avdelingsstilhørlighet.

Arbeidsgiverne leverer trekklister til Norsk Arbeidsmandsforbund med opplysninger om trukket kontingent og eventuelle avvik, med tilhørende opplysninger om navn, fødsels- og personnummer eller fødselsdato. Trekklister sendes oss via en sikker portal.

Behandlingsgrunnlaget for dette kontingenttrekket er gjeldende tariffavtale. Behandlingsgrunnlaget for de som ikke har tariffavtale er forbundets vedtekter.

Medlemmer kan reservere seg mot at opplysninger om medlemskap oversendes til arbeidsgiveren ved å kontakte sin fagforening eller Norsk Arbeidsmandsforbund sentralt.

Forsikringer og medlemsfordeler

LO Favør innboforsikring og stønadskassen er inkludert i medlemskapet med mindre medlemmet har reservert seg mot forsikringene. Norsk Arbeidsmandsforbunds gruppeforsikring er en frivillig del av medlemskapet. Disse medlemsfordelene leveres av LO Favør og Sparebank1 Forsikring AS og nødvendige personopplysninger blir jevnlig utlevert  selskapene.

Innmelding og utmelding

Innmelding i Norsk Arbeidsmandsforbund behandles via innmeldingsskjema på nett og på papirblanketter. Papirblankettene behandles av avdelingene og arkiveres.

Utmelding av Norsk Arbeidsmandsforbund kan skje pr. e-post eller brev. Utmeldinger arkiveres.  Utmeldinger pr. brev behandles av avdelingene.

Overføring av medlemskap

Overføring av medlemskap mellom Norsk Arbeidsmandsforbund og andre LO-forbund gjennomføres etter LOs og Norsk Arbeidsmandsforbunds vedtekter.

Registervask (automatisk oppdatering av registrerte opplysninger)

Vi gjennomfører jevnlig automatisk oppdatering av medlemsregisteret via Posten for å sikre at opplysninger er korrekte. Registervasken innebærer at automatiske adressefiler oppdaterer registeret med opplysningene som mest sannsynlig er korrekte.

Kommunikasjon og masseutsendinger

Norsk Arbeidsmandsforbund sender ut spørreskjema, e-post, SMS og brev til både medlemmer og andre i forbindelse med blant annet tariffoppgjør, informasjonstiltak, undersøkelser, fakturering og kampanjer.

Korrespondanse og saksbehandling

E-posthenvendelser, brev, Facebook og Min Side

Skriftlige henvendelser via nettbaserte kanaler behandles av avdelingene og NAF sentralt. Stillingsvernssaker og tvister behandles i sakssystemet Compendia Sak som leveres av Compendia og driftes av Telecomputing. Vi behandler ikke personopplysninger via Facebook Chat.

E-posthenvendelser kan i tillegg behandles i Norsk Arbeidsmandsforbunds e-postsystem som driftes via Telecomputing AS.

Telefonhenvendelser

Telefonhenvendelser registreres i systemet Telenor MBN Sentralbord, som driftes av Techstep AS og Telenor ASA. Opplysningene som lagres er anroperens telefonnummer, tidspunkt for henvendelsen og samtalens varighet. I forbindelse med telefonhenvendelser fra medlemmer kan det også registreres opplysninger fra samtalen i medlemssystemene.

Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger ved henvendelser er som hovedregel samtykke. Avhengig av korrespondansens karakter kan det også foreligge andre rettslige grunnlag for behandlingen.

Innlogging (autentisering) – Cookies på «Min Side», Compendia Medlem og Compendia Sak

Innlogging til Norsk Arbeidsmandsforbunds nettbaserte medlemsløsning «Min Side» håndteres av Compendia AS. Webserver loggfører alle requests. En request er når en side hos Compendia åpnes. F.eks. innmelding, medlemsoppslag osv. Tidspunkt, IP-adresse, url og type nettleser loggføres.
 
Ved tofaktorautentisering lagres det informasjon om IP-adresse og brukernavn. Ved innlogging til «Min Side» lagres ikke data ut over dette.

Det rettslige grunnlaget for denne lagringen er en interesseavveining av hensynet til sikker autentisering av brukere, og lovkrav til å sikre innloggingssystemet mot misbruk.

For innmeldingsskjemaet og «Min side» opprettes det en cookie når bruker åpner innlogging til «Min side» eller innmeldingsskjemaet, samt bruker medlemssystemet. Cookien har navn SessionID og brukes for å ha kontroll på handlinger som bruker utfører.
 
Utenom dette brukes tre andre cookies:

  • LtpaToken: Denne opprettes av Domino-server ved pålogging til applikasjoner med Domino-basert autentisering.
  • currentTabId: Denne opprettes av medlemssystemet for å unngå kollisjoner dersom en jobber i Compendia Medlem over flere faner.
  • compendia_tofaktor: Denne opprettet av medlemssystemet i sammenheng med tofaktorautentisering. Dette inneholder en referanse som brukes for å sjekke om innlogget bruker har autentisert seg via tofaktorautentisering.

Uravstemninger

I forbindelse med forhandling av tariffavtaler, gjennomfører Norsk Arbeidsmandsforbund uravstemninger blant aktuelle medlemmer.

Ved uravstemninger opprettes elektronisk stemmeseddel før medlem har stemt, tilsvarende stemmekortet en får tilsendt ved kommunevalg og stortingsvalg. For å sikre avstemningenes integritet og etterprøvbarhet lagres medlemsnr., navn, mobilnummer og e-postadresse. Denne informasjonen brukes f.eks. ved utsending av informasjon til medlemmet. Informasjon som ligger på stemmeseddel hentes fra medlemssystemet.
 
Når medlem stemmer lagres tidspunkt for når stemme ble avgitt, IP-adresse til personen som stemte, hvordan stemme ble sendt (manuelt, SMS eller via web) og hva som ble stemt.

Systemet for uravstemninger driftes av Compendia.

Registrering av deltakelse ved kurs og andre arrangement

Påmelding til kurs og arrangementer håndteres i kursdatabasen til AOF. Gjennomføring av kurs registreres også i Norsk Arbeidsmandsforbunds kursdatabase via medlemssystemet Compendia.

Det registreres deltakernes navn, fødsels- og personnummer, kontaktopplysninger, preferanser og andre nødvendige opplysninger. Opplysningene innhentes fra deltakerne som selv fyller ut påmeldingsskjemaet.

For deltakere på kurs og arrangementer som ikke er medlemmer, er det rettslige grunnlaget for behandlingen avtalen som inngås ved påmelding.

Reiseregning og utlegg

Reiseregninger og utlegg registreres og behandles i systemet Visma Expense reiseregnings-program som driftes av Aditro.

I forbindelse med behandling av reiseregninger registreres navn, fødsels- og personnummer, kontaktopplysninger, kontonummer og opplysninger om reise, opphold og utgifter som er nødvendig for å behandle reiseregningen eller utlegget. Opplysningene innhentes fra den som har gjennomført reisen eller som står for utlegget som søkes refundert, og lagres i minst 5 år i henhold til lovkrav (bokføringsloven).

Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger i forbindelse med reiseregninger og utlegg er samtykke fra den som sender inn skjemaet.

Når reiseregninger og utlegg er ferdig utfylt og sendt inn, er bokføringsloven Norsk Arbeidsmandsforbunds rettslige grunnlag for behandlingen.

Stipend

Søknad om stipend og behandling av stipendsøknader behandles i Compendia AS medlemssystem.

I forbindelse med stipendsøknader registreres navn, medlemsnummer, kontaktopplysninger, kontonummer, opplysninger om hvorvidt arbeidsgiver eller andre dekker deler av utgiftene, og opplysninger om kurset eller utdanningen som det søkes stipend for. Formålet og grunnlaget for registreringen er å behandle stipendsøknader i henhold til gjeldende regler for stipend i Norsk Arbeidsmandsforbund og lovkrav (bokføringsloven). Opplysningene innhentes fra medlemmene som selv fyller ut søknaden.

Spørreundersøkelser

Norsk Arbeidsmandsforbund gjennomfører spørreundersøkelser blant medlemmer og ansatte. Til spørreundersøkelser benyttes Enalyzer AS.

Spørreundersøkelsene kan gjennomføres både med registering av personopplysninger og anonymt, alt ut i fra formålet med undersøkelsen. Ved anonyme undersøkelser behandles ikke personopplysninger. I tilfeller der det innhentes personopplysninger, er behandlingen regulert i en databehandleravtale med leverandøren. Personopplysningene blir slettet når formålet med undersøkelsen er oppnådd.

Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger i forbindelse med spørreundersøkelser er den enkeltes samtykke, med mindre noe annet er spesifisert i undersøkelsen.

Tilknyttede og samarbeidende organisasjoner – LO

Norsk Arbeidsmandsforbund er tilsluttet hovedsammenslutningen LO og samarbeider med andre organisasjoner innad i LO for å ivareta medlemmenes interesser og oppfylle Norsk Arbeidsmandsforbunds og LOs formål.

Leverandører

Utover de samarbeidende organisasjonene i LO, har Norsk Arbeidsmandsforbund databehandleravtaler med leverandører om å yte forskjellige tjenester som innbefatter behandling av personopplysninger. Våre største leverandører er Telecomputing, Compendia, Telenor, LOfavør og Sparebank1.

Fordelsprogrammet LOfavør eies av LO og alle LO-forbundene, og driftes gjennom LOfavør AS. LOfavør er en del av medlemskapet Arbeidsmandsforbundet. Gjennom medlemskapet får du tilgang til både kollektive forsikringer og andre forsikringsordninger i fordelsprogrammet. LOfavør vil på vegne av LO og LO-forbundene sende deg informasjon om dine kollektive avtaler, individuelle fordeler og hvordan du kan ta i bruk fordelsprogrammet som medlem. 

Sikkerhetstiltak

Norsk Arbeidsmandsforbund har etablert rutiner for å beskytte integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet i forbindelse med behandling av personopplysninger.

Det stilles krav om tilfredsstillende informasjonssikkerhet hos samarbeidende organisasjoner og leverandører som behandler personopplysninger på vegne av Norsk Arbeidsmandsforbund.

Dine rettigheter

Du har rett til innsyn i opplysningene som Norsk Arbeidsmandsforbund har lagret om deg. Dersom Norsk Arbeidsmandsforbund har registrert uriktige eller ufullstendige opplysninger om deg, har du rett til å få opplysningene rettet eller supplert. Dersom Norsk Arbeidsmandsforbund har registrert opplysninger som det ikke er behandlingsgrunnlag for, har du rett til å få opplysningene slettet.

Du kan ha flere rettigheter i tråd med personopplysningsloven enn de som er nevnt her. Ta kontakt med oss dersom du har spørsmål om rettighetene dine.

Krav om innsyn, retting og sletting besvares innen 30 dager. Slike krav kan rettes til Norsk Arbeidsmandsforbund til norsk@arbmand.no eller per brev.

Kontakt oss

E-post: norsk@arbmand.no
Telefon: 22 40 10 60