How Can We Help?
Systemer og systemansvarlige
Tabellen nedenfor viser hvilke systemer vi har hvor personopplysninger blir behandlet. Tabellen viser også hvem som er ansvarlig for driften av det enkelte system.
| Avdeling | Informasjonstype | Formål med behandling | Grunnlag for behandling | Systemansvarlig | Ekstern databehandler |
|---|---|---|---|---|---|
| Org og pers | Personalarkiv aktive | Lagre CV, vitnemål, arbeidskontrakter og dokumenter om personaloppfølging | Innfrielse av arbeidsavtale og kollektiv avtale | Lill Hjønnevåg | |
| Org og pers | Personalarkiv historisk | Lagre arbeidskontrakter og dokumenter om personaloppfølging om tidligere ansatte | Innfrielse av arbeidsavtale. Forpliktelser ved pensjon, forsikring osv. | Lill Hjønnevåg | |
| Org og pers | Personalarkiv på disk | Ha tilgang til elektroniske versjoner av kontrakter og notater vedrørende personalsaker | Innfrielse av arbeidsavtale og kollektiv avtale | Lill Hjønnevåg | |
| Org og pers | CV- og rekr.-database WebCruiter | Utlyste stillinger, opplysninger om søkere og søknadsbehandling | Mulig inngåelse av arbeidsavtale. Samtykke | Lill Hjønnevåg | WebCruiter |
| Org og pers | Tidbank | Holde oversikt over arbeidstid, ferie, sykefravær osv. | Innfrielse av arbeidsavtale og kollektiv avtale | Lill Hjønnevåg | Tidbank |
| Org og pers | Enalyzer | Spørreundersøkelser | Samtykke | ||
| Avtale-kartoteket | Uravstemning | Fagforening og innfrielse av avtaler | Ann Kristin Kristiansen | Compendia | |
| Økonomiavd. | Mobilt sentralbord/Zizzon | Sentralbordsystem | Samtykke | Gunn Stubergh | Telenor |
| Økonomiavd. | Medlemssystem | Fagforening og innfrielse av avtaler | Ghulam Abbas | Compendia | |
| Økonomiavd. | Saksbehandlingssystem | Fagforening og innfrielse av avtaler | Ghulam Abbas | Compendia | |
| Økonomiavd. | Økonomisystem | Fagforening og innfrielse av avtaler | Ghulam Abbas | Compendia | |
| Økonomiavd. | Samle alle databehandleravtaler, påse at avtaler inngås | Gunn Stubergh | |||
| Økonomiavd. | Avviksregister data/personvern | Gunn Stubergh |
Systemansvarliges oppgaver
- Påse at personvernopplysninger behandles iht. personopplysningsloven og personvernforordningen.
- Gjennomføre årlig gjennomgang av rutiner og praksis for å forsikre seg om at vi behandler persondata iht. lovkravene og gitte samtykker.
- Ta initiativ til endringer i rutiner og praksis når det nødvendig.
- Sørge for at det inngås avtaler om korrekt behandling av personopplysninger i forbindelse utlevering av personopplysninger til databehandler. Hvis databehandler har en anerkjent standard kan denne brukes, ved tvil brukes forbundets standard avtale. Det er adgang til å gjøre endringer så lenge endringene er i tråd med lov og gitte samtykker.
- Ta initiativ til opplæring av ansatte i relevante personvernspørsmål når det er nødvendig for å etterleve lov og samtykker.
Melde inn og/eller sørge for at innmeldte viktige avvik meldes til forbundsleder. Ved avvik som kan true enkeltpersoners rettigheter og frihet skal avviksmelding sendes Datatilsynet innen 72 timer. Påse at alle innmeldte avvik blir registrert.