Svar på kurssøknader – bruksanvisning

1. Søknaden fra AOF el. Avdelingen skal sendes til norsk@arbmand.no og registreres som ny inngående post. Dette gjør arkivansvarlig (Rose Itamba)
2. Lill el. stedfortreder, sørger for å kontakte medlemmenes fylkesavdeling for å forhøre seg om vedkommende er kvalifisert til å gå på kurs. Dette gjøres via e-post el. tlf.
3. Gå inn i Compendia Sak – stå i Hovedoversikt – Aktive saker – Søk på det innregistrerte saksnr. (enten 12-0000 el. 12-00035)
4. Dobbeltklikk på saken som er uthevet med sort skrift og trykk OPPRETT – E-post.
5. Skriv inn tittel: Svar på… og deretter overskrift fra det som står i det inngående brevet.
6. Velg hvem e-posten skal sendes til, eks. geir.myklebust@aof.no, velg deretter kopi til Jonny Olafsen og de respektive fylkesavdelingene det gjelder.
7. Lagre – og noter ned journalnummer som saken nå har fått – Lukk saklen – Svar Ja på å lagre og svar Nei på om e-posten skal sendes.
8. Lukk saken i Compendia Sak.
9. Gå på skrivebordet – Dobbeltklikk My Computer – Dobbeltklikk W:\NAF Sentralt\Kurs\AOF\2012
10. Velg et tidligere worddokument til den AOF-avdelingen som skal ha dette.
11. Gjør om tittel og innhold og fyll inn de medlemmene som det søkes for. Husk å endre journalnr. Og dato. (pass på å fjerne evt. Tittel under navnet til Johnny Myrvold)
12. Lagre brevet med for eksempel AOF Midt-Norge – Kurstittel –mndår.doc
13. Skriv ut brevet, skriv under for Jonny, ta en ”logoarkkopi”. Dette gjøres på svart-hvitt maskinen. (P5). Velg skuff 2 (logoark) ved kopiering.
14. Scann inn brevet til din e-post med underskrift på logoark.
15. Lagre det med samme tittel som du gjorde under pkt 12. men denne gang med endingen i .pdf-format og ikke i .doc-format. Lukk evt. Word, hvis dette er oppe.
16. Gå inn i Compendia Sak. Åpne det siste dok. I saken (se alle saksdokumenter) som er e-posten du opprettet i pkt. 7.
17. Trykk rediger eller dobbeltklikk i dokumentet. Plasser markøren din i tekstfeltet nederst i e-posten.
18. Trykk deretter på binders og velg hvor du lagret brevet ditt og plasser det inn i e-posten.
19. Skriv en kort beskjed til AOF eks.: Vedlagt følger svar på kurssøknad…emne…til Deres orientering.
20. Trykk Send.
21. Husk å legge inn kostnadene i budsjettet.

Fastsatt: Administartivt

Vedlikeholdes av: Jonny Olafsen