How Can We Help?
Rutiner for saksarkivet
Rutiner ved opprettelse av ny sak:
1 Vi mottar nye saker via norsk.
2 Lag saksmappe (brun papp) etter følgende mal:
Ark: (arkivnr) Saksnr: 0x-xxxxx dir. LO (eller ikke)
Type sak og navn på medlem
el bedrift det gjelder
Avd X saksbehandlers initialer
Ved «direktesaker» dvs. saker avdelingene kjører direkte mot LO (se hvem oversendelsesbrevet fra avd. er stilet til) merkes mappen med rødt kryss. (Se eksisterende mapper for eksempel). Saksbehandlers initialer og overenskomst: BRED = renhold, service og vedlikehold, STRI = maskin, kraftlinje, miljø, ANJO = berg, staten, skianlegg, TEMI = vakt, parkering, fritid, tunnel bom bru, ARPR = private anlegg og asfalt
3 Lag huskelisteoppføring i medlemssystemet. Se hvordan andre oppføringer er gjort.
Ta 2 kopier, en hvit + en farge. (Brede = lys blå, Terje = rød, Steinar = grønn, Arne = (mørk) oransje, Anita = fersken/lys oransje, Erna = rosa)
– Den fargede kopien legges som omslag til saksmappe, den hvite kopien legges i plastmappe i arkivskuffen på riktig avdeling
– Saksmappe legges til forbundssekretær.
OBS Direkte LO saker: Send bokmerke på e-post til forbundssekretær og opplys om opprettelse av skyggemappe. Husk å gi tilgang til saken i Compendia. Oppfølgingsdato settes og mappen arkiveres her. Oppfølging gjøres av kontorsekretær sentralt.
4 Oppdater papirutgave av saksliste
Saker skal registreres på medlemmets navn, evt. bedriften hvis det ikke gjelder enkeltmedlem. Eneste unntak: Uenighetsprotokoller lagres på U for uenighet.
5 Hvis saken skal behandles sentralt, lages et brev til avdelingen. Hvis det er en direkte LO-sak, sendes ikke brev!
Malen finner man på: W:\NAF Sentralt\ANSATTE-SAKSBEHANDLERE\Karina \Saksbehandling
- Original brevet (på forbundets papir) legges inn til Anita for underskrift
- Kopi av brevet legges i saksmappa
- Når brevet kommer tilbake fra Helge: legges den i Compendia og original i avdelingsposthylla.
Daglige rutiner ved saksarkivet:
– Sjekk huskelisteoppføringene i medlemssystemet hver morgen
– Sorter listen på dato, og finn fram dagens saker fra arkivskuffene.
– Sakene, direkte LO saker følges opp om bevegelse på saken, og sende evt forespørsel om status til distriktssekretær i avd, (på vegne av forbundssekretæren).
Andre saker (som ikke er direkte LO) legges inn til de forskjellige forbundssekretærene.
– Registrer ny dato i huskelista, og arkiver saken i arkivskuffen igjen. Husk å endre datoen på det hvite arket i plastlomma!
Avslutning av saker:
- Gå gjennom saken og fjern plastmapper, binders og unødvendige (gule) lapper.
- Stemple forsiden av saksmappen 2 ganger (oppe og nede) med ”Ferdigbehandlet”
- Legg saken til arkivering
- Gå inn på huskelista og merk saken som fullført
- Finn saken i papirlista, sett datoen med rødt helt bakerst, og sett rød strek over hele linja.
- Husk å kaste den hvite huskelistegjenparten som ligger i plastlomme i arkivskuffen.
- Direkte LO saker: Avslutningsbrev skal komme fra avdeling til norsk før skyggemappen avsluttes. Send bokmerke til forbundssekretær og opplys om at skyggemappen blir avsluttet.