Redigering av internhåndboka i WordPress

1. Innledning

Om nettløsningen

Nettløsningen for Arbeidsmandsforbundets internhåndbok ligger på samme server som forbundets to andre nettløsninger. De to andre er hhv. den offisielle nettsiden «arbeidsmandsforbundet.no» og nettsiden som ble laget til landsmøtet i 2011, «http://arbeidsmandsforbundet.no/landsmote/». Når vi sier det er tre løsninger, betyr det at redigering av sidene skjer fra forskjellige innganger på nettet. (Teknisk dreier dette seg om at det ligger tre komplette programpakker av det samme web-programmet «ved siden av hverandre» på serveren. Programmet heter WordPress).

De tre nettløsningene er koblet sammen med linker. Men når vi redigerer inne på en av dem kommer vi aldri bort i de andre løsningene. Det innebærer at så lenge vi redigerer Arbeidsmandsforbundets internhåndbok vil vi ikke endre noe på forbundets offisielle hjemmeside.

Kontaktpersoner

Det er LO Media som gir råd og administrerer nettløsningene for Arbeidsmandsforbundet. Kontaktperson her er

Steinar Grønbekk, e-post: steinar.gronbekk@lomedia.no, mobil: 481 51 775

Internt i forbundet (forbundets ansvarlige) håndteres redigering av sidene av:

Lill Hjønnevåg og Gunn Stubergh (Back-up)

 Om programmet

Programmet vi har tatt i bruk til Arbeidsmandsforbundets internhåndbok heter WordPress. Programmet er gratis og alle som vil – og har en server å lagre det på – kan laste det ned fra «wordpress.org». Programmet er i dag et av de aller mest brukte programmene til å lage nettsider og blogger i.

Hvis du ønsker deg en egen blogg uten å laste ned et program til en server, foreslår vi at du bruker WordPress da også. Gå inn på http://wordpress.org/

 

2. Innlogging for redigering

Brukernavn og passord

For å kunne redigere må du ha brukernavn og passord. Dette kan kun opprettes av forbundets ansvarlige for internhåndboka. Ta kontakt med den ansvarlige.

Innlogging

For å logge inn går du til denne web-adressen: http://arbeidsmandsforbundet.no/system/wp-login.php. Når siden åpner seg skal du få opp dette bildet:

Denne innloggingssiden ser nesten helt lik ut som innloggingen til forbundets offisielle hjemmeside. Men det er en viktig forskjell: Hvis det står «Tilbake til Arbeidsmandsforbundets internhåndbok» nederst (slik som i bildet) har du kommet til rett sted. Da er det bare å fylle inn med navn og passord. Hvis du haker av «Husk meg» blir det enkelt å komme inn neste gang, men som du vet – det blir også lett for uvedkommende å ta seg inn på sidene.

 

3. Kontrollpanel og hovedmeny

Den første siden du kommer til ser slik ut:

Her kan det sies mye. I denne brukerveiledningen har vi ikke tenkt til å gå gjennom hele WordPress, men bare det som er viktige for redigering av Arbeidsmandsforbundets internhåndbok. Derfor tar vi følgende punkter:

Oversyn: Bildet du får opp består grovt sett av to elementer: ett kontrollpanel som gir masse opplysninger om sidene og aktiviteten, og en hovedmeny til venstre. Vi kommer straks tilbake til dette.

Profil og utlogging: Ved å klikke på navnet ditt øverst til høyre kan du endre profil – f.eks ditt eget passord. Her bør du også logge ut når du avslutter redigeringen.

Kontrollpanelet  inneholder noen opplysninger som er verdt å merke seg. I det blå feltet øverst til venstre står det f.eks. at vi har valgt et tema for Internhåndboka som heter «Neve». «Tema» er det programmet som lager malen for nettløsningen. Hvis vi endrer tema – noe som er ganske lett å gjøre – vil løsningen komme til å se ganske annerledes ut. Det skal vi ikke gjøre uten at det er godt planlagt. Hvis vi skal gjøre det skjer det ved å velge «Utseende» fra menyen til venstre. 

I det samme blå feltet står det også «Søkemotorer bedt om ikke å indeksere nettstedet». Det betyr at personer som søker på nettet ikke vil få treff på ord i Internhåndboka og hjelper oss å holde løsningen intern – som kan ha en viss betydning. Dette skal heller ikke endres, selv om det rent teknisk er enkelt. Det kan gjøres ved å gå inn på «Innstillinger» i menyen til venstre.

 

4. Plugins – Knowledge base

Internhåndboka bygges opp slik: Først har vi selve programmet WordPress i bunnen. Det gir i seg selv mange muligheter for å bygge hjemmesider. Men hvis vi ønsker å ha spesielle funksjoner, slik som f.eks. et arkiv (som jo internhåndboka er) bør vi laste inn programmer som kan lage dette for oss i WordPress. Disse programmene kan sammenlignes med app’er på mobilen og kalles «Plug-ins».

I vår WordPress-løsning har vi lastet inn flere plug-ins. Det er to som er spesielt viktige for redigering av internhåndboka:

• Først og fremst er det Knowledge Base som strukturer og tar vare på alt innholdet vårt
• Deretter er det Table Press som hjelper oss å lage fine tabeller inne på sidene i internhåndboka.

Diss to plug-ins’ene finner vi lett ved å se i margen til venstre i kontrollpanelet (se bildet).

Vanligvis legger vi sider og innlegg til en web-side inn under «Sider» og «Innlegg» i kontrollpanelmenyen. Men ikke når det gjelder denne utgaven av internhåndboka. Det er et unntak fra dette. Vi har opprettet en side som har interhåndbokas url: https://arbeidsmandsforbundet.no/system/, det vil startsiden for løsningen. Hvis vi går inn og ser på denne siden i backoffice (altså fra kontrollpanelet) vil vi oppdage at denne siden kun inneholder følgende kode: (hakeparantes)epkb-knowledge-base id=1(hakeparantes). Vi ser fort at dette har noe med Knowledge Base å gjøre. Det er en kode som får WordPress til å vise fram startsiden i Knowledge Base.

Alle endringer vi skal gjøre i internhåndboka skjer i Knowledge base med støtte fra Table Press, og ved bruk av Mediaregisteret til å lagre vedlegg, logoer, bilder og annet stoff som linkes til sidene.

 

4. Konkret om redigeringen

4.1 Legge inn eller endre menypunkt

Før du begynner å endre på oppsettet for sidene, f.eks. ved å legge inn nye menypunkt må du har gjort deg opp en oppfatning av hvor i menybildene du vil endre.

For det første må du velge mellom Drift, HMS-system, Personalhåndbok eller Vedlikehold. Det kan være litt vrient å avgjøre, f.eks. om en rutine om sykefravær går under HMS eller Personal. For å gjøre vurderingen lettere kan følgende tabell være en grov veiviser:

Side i Internhåndboka	Stikkord for innholdet i rutiner og beskrivelser
Drift	Det som dreier seg om forbundets virksomhet, gjennomføringen av forbundsadministrasjonens kjerneoppgaver og rutiner som kontorsekretærer vanligvis bruker eller har behov for.
HMS-system	Alt som har med forbundets HMS-virksomhet og gjøre, og som handler om hvordan det jobbes i felleskap for å bli stadig bedre på HMS
Personal	Alt som har med hver medarbeiders arbeidsforhold å gjøre, saker som er nyttig for hver og en som ansatt
Vedlikehold	Alt som dreier seg om hvordan Internhåndboka opprettholdes og videreutvikles som et godt verktøy for ledelse og ansatte.

 

Menystyringen finner vi ved å klikke på Knowlegde Base i venstremenyen. Da får vi opp flere valg. Når vi skal jobbe med menyen, velger vi Categories. Da kommer vi en oversikt over alle menypunkter som allerede er lagt inn og hvilket nivå i meny-hierarkiet de befinner seg.

Hvis vi lage et nytt menypunkt starter vi med å legge inn betegnelse og kortnavn. Deretter følger noe svært vesentlig, nemlig «Parent Category». Klikk på gardinen og du vil få mange muligheter.

Parent betyr jo «forelder». Her skal m.a.o. plassering i den samlede strukturen fastlegges. Velg om det nye menypunktet er et hovedpunkt og dermed ikke har noen forelder, eller plasser det inn på rett sted. Lagre med  «Add New Category».

4.2 Så kan vi legge inn en ny tekst

Med hensyn til ny tekst står vi overfor to muligheter, enten dreier dette seg om å redigere på en tekst som allerede ligger inne, eller så er dette helt nytt stoff.

Redigere eksisterende tekst

For å redigere klikker vi på «All Articles» under Knowledge Base. Da får vi opp en liste over flere sider med ulike tekster (det var 130 slike sider da denne versjonen av håndboka ble tatt i bruk). Her kan du enten bla til riktig side som skal redigeres, eller bruke søkefeltet opp til høyre.

Når du har valgt siden du vil redigere kommer du inn på en helt normal WP-side og redigerer som overalt eller i dette programmet. Husk å bruke samme oppsett som er lagt inn fra starten mht. fonter, overskrifter og tabeller.

Hvis du har gått inn på en side som inneholder en tabell, vil du antakelig finne en kode der tabellen står når siden er i ordinær visning. Denne koden er en kobling til Table Press, dvs. siden henter inn den tabellen vi har laget i Table press. Vil vi se eller redigere tabellen må vi gå inn i Table press og gjøre dette (se nedenfor).

Det er viktig å huske på at når vi legger til nye tekster må vi ta vare på den samme teksten i word-format i en mappe som lagres på fellesdisken. Husk å datere disse dokumentene og ta vare på dem i originalversjon, ikke slett dem ved oppdatering.

Legge inn en ny tekst

Ny tekst eller rutine legges inn ved å velge «Add a new article» fra Knowledge Base-menyen. Her skal vi merke oss flere ting:

• Overskriften må ikke være for lang. Den blir også brukt som et punkt i menyen på hovedsiden og det blir rotete hvis vi har mange menypunkter som går over flere linjer.
• Hvis vi skal lage en tekst med tabell, bør vi lage tabellen i «Table Press» først slik at det bare er å hente den inn. Om Table Press, se nedenfor.
• Vi må plassere rutinen eller teksten inn under rett menypunkt. Det gjør vi ved å se til høyre på skjermen, og huke av under «Categories». Merk at en tekst kan knyttes til flere sider samtidig (men ikke gjør for mye av dette, det blir rotete).
• Vi må også legge inn Tags på høyre side. Det hjelper for søking senere.

4.3 Table press

Tabeller bør utformes før siden som tabellen skal vises på blir laget. Tabeller kan også redigeres etter at de publisert, og rettelse vil komme med i internhåndboka så snart de er lagret i tabellen.

En ny tabell lages ved å velge «Legg til ny tabell», emn også ved å velge «Importer en tabell». Det siste anbefales så lenge du ar en standard tabell i word liggende som et dokument!

Når du velger «importer», får du straks muligheten til å velge fil med tabellen. Det er flere muligheter, men vi bør velge å importere tabeller som er lagret i Excel. For å få til det må vi først merke tabellen i word, trykke CTRL+C og flytte den i Excel (trykk Ctrl+V) og deretter lagre. Det er denne filen du skal importere. Vanligvis blir filformatet angitt automatisk og du kan trykke Importer.

Du får automatisk opp en ny side. Her kan tabellen redigeres og justeres. Det går jeg ikke inn på her. Men – øverst på siden får du oppgitt en kortkode, f.eks: (hakeparantes)table id=21 /(hakeparantes). Denne koden kobler tabellen til siden som du skal lage. Denne kortkoden skal legges inn (ta Ctrl+C) på det stedet på den nye siden hvor du vil ha tabellen din. Vipps! Der er den!

4.4 Media

Det er flere måter å laste opp dokumenter, bilder osv. Media kan lastes opp direkte mens du skriver et innlegg (da kan dokumenter droppes rett inn) eller du kan bruke mediaopplaster. Her beskrives det siste:

• Det starter ved å velge «Media» i venstremenyen. Da får du opp bildet under.

• Klikk på «Bla gjennom» og velg den filen du ønsker å laste opp. Klikk deretter «Last opp».
• Da er filen på plass. Den kan lenkes til sidene ved å velge lenkesymbolet når du står inne i redigeringsbildet for sider (se over). Når du velger dette lenkesymbolet får du opp en boks hvor du kan velge dokumenter fra arkiv – bruk dette og koble dokumentet til siden.

4.5 Organisasjonskartet

1. Endringer i organisasjonskartet starter på PC lokalt med dagens organisasjonskart i Power Point- format. Etter at endringer er foretatt, lagres bildet i to versjoner – en i .png-format og en i .jpg-formet (.png gir best bilde direkte i wp, mens .jpg er for åpning av organisasjonskartet i full skjerm). Lagre disse i en mappe lokalt.
2. I wordpress gå til Media og søk opp de to versjonene av organisasjonskartet som ligger der i dag. Slett disse permanent.
3. I Media last opp de to nye versjonene av organisasjonskartet fra mappen lokalt. Kopier nettadressen til .jpg-filen (bare denne).
4. I wordpress gå til Knowledge Base, velg All articles og søk opp og velg Organisasjonskart.
5. I Organisasjonskart plasseres markøren der du vil legge inn organisasjonskartet. Velg Sett inn og Legg til Media (nest nederst i menyen). Velg organisasjonskart.png fra mediebiblioteket.
6. I samme bilde (Organisasjonskart) gå ned til linjen hvor organisasjonskartet kan åpnes fra link. Åpne linken og fjern linken som ligger der. Legg inn den linken du tok med deg fra mediebiblioteket (Ctrl+V) (se pkt. 3).

Her ligger bruksanvisning for redigering av internhåndboka i word-format: Bruksanvisning for redigering