How Can We Help?
Prosjekter i forbundet sentralt – retningslinje
Det er igangsatt ulike prosjekter i forbundets regi. Prosjektorganisering kan være en god arbeidsform, særlig når vi ønsker å skape konsentrasjon om en oppgave i en tidsperiode.
Prosjekter forutsetter som regel ressursbruk på tvers av linjene i organisasjonen og bruk av ressurser som prosjektgruppa eller prosjektet i utgangspunktet ikke disponerer. Prosjekter kan også fortrenge andre prioriterte oppgaver.
For å sikre en god gjennomføring og en god samlet ressursbruk skal følgende legges til grunn for gjennomføring av prosjekter:
- Prosjekt er en arbeidsform som er egnet for større oppgaver som skal gjennomføres av flere personer i et avgrenset (som regel kortere) tidsrom. Prosjekter kan ikke pågå lenger enn en landsmøteperiode. Driftsoppgaver organiseres ikke som prosjekter.
- Prosjekter som innebærer vesentlig ressursbruk skal vedtas av ledermøtet. Prosjekter som innebærer ressursbruk ved avdelingskontorene skal diskuteres med distriktssekretærene før igangsetting. Avdelingsstyrene skal trekkes inn når prosjektet berører styrets oppgaver.
- Prosjekter er ulike, planlagte aktiviteter som til sammen skal føre fram til et mål innen en tidsfrist. Prosjekter skal ha et skriftlig formulert mål og et planlagt tidspunkt for avslutning
- Mål skal utformes slik
- Skal beskrive hvordan situasjonen er når prosjektet er ferdig: F.eks.: «Alle tillitsvalgte har deltatt på introkurs»
- Ha minst en indikator(er) som gjør målet delvis målbart: F. eks: «Alle» = minst 90% av tillitsvalgte med mer enn et år i vervet
- Kan ha delmål
- Prosjekter skal ha en prosjektansvarlig. Prosjektansvarlig sørger for koordinering, framdrift og rapportering underveis.
- Prosjektplan beskriver prosjektets overordnede ide, mål og framdrift og gjengir alle aktivitetene, kostander og ressursbruk for ansatte.
- Aktiviteter i prosjekter skal planlegges så langt det praktisk er mulig. Aktivitetsplan skal inneholde:
- Hvilke aktiviteter som skal gjennomføres
- Hver aktivitet skal ha en start og slutt, samt en ansvarlig
- Kostnader for de enkelte aktivitetene
- Ressursbruk for ansatte skal anslås
- I flerårige prosjekter skal det minst legges fram årlig rapport om framdrift og resultater. I alle prosjekter skal det skrives en sluttrapport som gir oversikt over hva som er gjort og om målene er nådd. Det er ikke nødvendig med en inngående evaluering, men alle rapporter skal ha med en kortfattet beskrivelse av hvorfor prosjektet ble godt gjennomført, hvilke svakheter prosjektet hadde og hva som bør forbedres til neste gang.