How Can We Help?
Medarbeidersamtaler
Formål og gjennomføring
Medarbeidersamtalen har flere formål. Samtalene skal bidra til å utvikle lederen og den enkelte medarbeider, samarbeidet og løsningen av våre oppgaver.
Kjernen: Løsning av arbeidsoppgaver
Medarbeidersamtaler er vanlig i arbeidslivet. De brukes til ulike formål og kan ha svært forskjellig form. Medarbeidersamtalenes form og innhold må passe til bedriften, kulturen og oppgavene. Medarbeidersamtalene i Arbeidsmandsforbundet skal være utviklingssamtaler hvor samarbeidet om løsning av arbeidsoppgavene er kjernen som samtalen kretser rundt. For å kunne være en slik samtale må stemningen være god, tillitsfull og åpen. Både leder og medarbeider har et ansvar for å bidra til dette.
Våre medarbeidersamtaler er ikke et sted for å rydde opp i konflikter mellom leder og medarbeider. Konflikter eller uoverensstemmelser skal håndteres og avklares som en del av det løpende arbeidet.
Gjennomføring
Medarbeidersamtaler gjennomføres for alle medarbeidere en gang i året, og skal være avholdt innen utgangen av august. Medarbeidersamtaler gjennomføres i to omganger. Først gjennomføres medarbeidersamtaler innen ledelsen, deretter gjennomføres samtaler mellom den enkelte leder og medarbeiderne i de ulike avdelingene. Medarbeidersamtalene innen ledelsen må være sluttført i god tid før sommeren, slik at de øvrige medarbeidersamtalene kan bli avholdt innen utgangen av august.
Skjema for tiltak/oppfølging av medarbeidersamtale
Ved avslutningen av medarbeidersamtalen skal vedlagte skjema for tiltak fylles ut. Skjema skal etter samtalen tas vare på av både leder og medarbeider.
Husk også at kompetanseønsker/behov skal meldes til personalavdelingen innen 1. september. Det skal også registreres dato for medarbeidersamtalen.
Veiledning til gjennomføring av medarbeidersamtaler
Lederens forberedelse av medarbeidersamtaler
Lederen må forberede seg til den enkelte samtale. Det finnes et stort utvalg av skjemaer som kan støtte oss i forberedelsene. Skjemaer kan lett bli for generelle, men også det motsatte. De kan være så konkrete at de styrer samtalen i en mekanisk retning, samtalen kan få karakter av å være en gjennomgang av en sjekkliste. Da kan samtalen bli overfladisk og vi får ikke fram forhold som former samarbeidet og oppgaveløsningen. Derfor bør lederen i størst mulig grad selv utvikle tema og spørsmål for den enkelte samtale. Følgende kan være en støtte i forberedelsen av punkter til hver samtale:
- Medarbeidere skal ha tilbakemeldinger i det daglige. Men medarbeidersamtalen er en anledning til å komme med en bredere vurdering og synliggjøre medarbeiderens betydning som ressurs for forbundet, f.eks.: Hvilke oppgaver opplever du som leder at medarbeideren særlig fortjener ros for, ved hvilke anledninger har du satt spesielt pris på medarbeiderens bidrag og hvilken betydning har innsatsen hatt for våre medlemmer? Hva betyr medarbeideren for din hverdag og er medarbeideren klar over dette?
- Hvilke mål har du som leder satt deg for enheten og/eller hvilke mål har dere blitt bedt om å følge opp? Som en konsekvens av målene; hva vil medarbeiderens rolle være, hvilke særlige oppgaver må ivaretas og hva er dine forventninger til utførelsen av jobben?
- Våre kjerneverdier er rettferdighet, redelighet og felleskap. Er det tydelig at vi har disse verdiene i vårt daglige arbeid? Fungerer vi (i vår enhet) som et fellesskap hvor vi alle tar i et tak, utfyller hverandre samtidig som vi ivaretar vårt eget ansvarsområde? På hvilken måte bidrar vi inn i det større felleskapet, og hva slags bidrag får vi fra andre? Hvordan kan vi holde på et godt felleskap, eventuelt hva burde vi gjøre hvis det knirker?
- Hvordan fungerer din tilrettelegging i medarbeiderens øyne? Lederen påvirker direkte og indirekte, bevisst og ubevisst, hverdagen og opplevelsen av den. Lederens utførelse av egen jobb, har mye å si for andre. Planlegging reduserer overraskelser, hastverk og stress, og gir forutsigbarhet. Hvilke forhold kan diskuteres med medarbeideren omkring dette?
- Hva burde din enhet håndtert bedre? Hvordan kan medarbeideren bli en del av løsningen av denne utfordringen. Trenger vi mer kompetanse, annen prioritering av oppgavene, få hjelp av andre – eller har medarbeideren andre forslag? Når kan vi komme á jour med disse utfordringene?
- Kompetanse (som nevnt i punktet over) er et sentralt punkt i videreutviklingen av forbundet. Våre arbeidsmessige behov må være styrende for det vi satser på når det gjelder kompetanse. Her gjelder det imidlertid og ikke være for kortsiktig, og dette kan innebære at det også kan diskuteres lengre opplæring/studier. Husk likevel at all kompetanseutvikling skal samordnes og avgjøres sentralt.
- Våre krav til den daglige arbeidsutførelsen gjenspeiles i beskrivelsen av forbundets personlighet: Inkluderende, engasjert, uformell og skikkelig. Hva vil lederen framheve ved medarbeideren her – evne til å trekke mange med, finne løsninger eller grundighet i jobben? Eller har vi noe å utsette på form og framgangsmåter?
- En medarbeidersamtale kan resultere i mange punkter i en slags tiltaksplan, punkter som skaper forventning om oppfølging. Det er avgjørende at løfter holdes, det er en del av skikkeligheten som ligger i vår personlighet. Derfor må løftene være realistiske, hva kan vi egentlig se for oss som gjennomførbart innen rimelig tid, innenfor en hektisk hverdag og med våre ressurser?
Ansattes forberedelse til medarbeidersamtalen
Det er lederen som innkaller og har ansvaret for gjennomføringen av medarbeidersamtalen. Men medarbeideren skal medvirke slik at utbyttet blir best mulig. Følgende punkter kan være et bidrag i forberedelsen:
- Hvis du ser tilbake på det siste året. Hva har endret seg i jobben, hvilke oppgaver er du fornøyd med i din egen jobb, hva synes du at du håndterer godt og hva liker du bedre enn andre deler av jobben?
- Hvilke oppgaver ser du for deg som dere ikke løser godt nok? Hva kan bringe dere videre på dette feltet og kan du bidra med hele eller deler av løsningen?
- Hva opplever du av uklarhet og mangler, når blir du usikker og i hvilke situasjoner opplever du at du ikke får gjort oppgavene skikkelig? Er dette noe vi må leve, eller kan det gjøres noe med? I tilfelle hva?
- Opplever du at du lederen gir deg støtte og avklarer spørsmål? Får du tilstrekkelig rom i jobben eller blir du fulgt i alt du gjør? Er du trygg på lederen, vet du hvor du har lederen? Er tonen i samarbeidet god?
- Hvilke kunnskapshull har du? Hvilken retning tror du at du burde utvikle din egen kompetanse i? Har du noen ønsker for din egen framtid i forbundet? Hvilke?
- Har du lagt planer for din egen framtid som kan få betydningen for jobben? Har du behov som krever tilrettelegging eller tilpasning kan det tas opp i samtalen.
Gjennomføring av samtalen
Det innkalles til medarbeidersamtale god tid i forveien av gjennomføringen, to uker i forkant er tilstrekkelig. Selve samtalen bør gjennomføres på et sted som passer medarbeideren, og i enkelte sammenhenger er det ikke på lederens kontor. Hvor det skal skje må det bli enighet om.
Medarbeidersamtalen er nettopp en samtale, dvs. en utveksling av oppfatninger, synspunkter og forslag. Det er vesentlig at stemningen gjør det lett å snakke sammen på en normal og naturlig måte. Det er avgjort en fordel å være bevisst på væremåter og uvaner som kan skape avstand og usikkerhet. Uheldig kroppsspråk, fingring med mobil eller PC, ivrig notering er noen eksempler på det vi bør unngå.
Lederen starter samtalen. Lederen har et ark med punkter fra forberedelsen å støtte seg til, men heller ikke disse punktene må binde opp samtalen. Ved starten kan lederen si at «jeg har notert noen punkter» og så legge dem til side, for å ta de fram mot slutten og f.eks. si «jeg må bare se på punktene mine om vi har vært gjennom det jeg har notert».
Oppsummering av tiltak
I løpet av samtalen skal det komme fram ulike forhold. Alt fra ros og klager til konkrete forbedringsforslag og ønsker om kompetanseutvikling. Det skal noteres ned tiltak som det er blitt enighet om å se nærmere på. Husk at både leder og medarbeider kan få oppgaver i etterkant av en medarbeidersamtale.
Til disse tiltakene skal skjema på neste side brukes. Skjema skal etter samtalen tas vare på av både leder og medarbeider.
Kompetanseønsker/behov skal meldes til personalavdelingen innen 1. september.
TILTAK/OPPFØLGING AV MEDARBEIDERSAMTALE
| Medarbeidersamtale dato………………………. | |||
| Leder:…………………………………………………. | |||
| Medarbeider:…………………………………………. | |||
|
Tiltak/oppfølging |
Beskrivelse |
Frist |
Ansvarlig |
| …………………………… | ……………………………………………………………………………………………….. | ………… | …………….. |
| …………………………… | ……………………………………………………………………………………………….. | ………… | …………….. |
| …………………………… | ……………………………………………………………………………………………….. | ………… | …………….. |
| …………………………… | ……………………………………………………………………………………………….. | ………… | …………….. |
| …………………………… | ……………………………………………………………………………………………….. | ………… | …………….. |
| …………………………… | ……………………………………………………………………………………………….. | ………… | …………….. |
| …………………………… | ………………………………………………………………………………………………… | ………… | …………….. |
| …………………………… | ……………………………………………………………………………………………….. | ………… | …………….. |
| …………………………… | ……………………………………………………………………………………………….. | ………… | …………….. |
Underskrifter
Dato:……………………………………………………………………………………………….
Medarbeider……………………………………………………………………………………….
Leder………………………………………………………………………………………………