How Can We Help?
Kontormøter – innhold, ansvar og oppfølging
I alle avdelinger, både ved avdelingskontorene og i forbundet sentralt, skal det jevnlig avholdes kontormøter. Møtene er interne møter mellom ansatte i forbundet, ikke møter mellom ansatte og den valgte ledelsen i avdelingene.
Formål med møtene
Formålet med kontormøtene er å koordinere virksomheten mellom forbundets ansatte i avdelingen, gjennom å:
- drøfte de kommende oppgavene
- utveksle informasjon og sikre at alle har kjennskap til avdelingens oppgaver
- drøfte mulige tiltak og prosjekter
- drøfte arbeidet i avdelingen, herunder arbeidsmiljøet
Som kontinuerlig aktivitet vil kontormøtene bidra til bred spredning av informasjon, både om saker og synspunkter, og dermed styrke avdelingens felles løsning av oppgaver. Informasjon reduserer usikkerhet, skaper klarhet og gir innsikt i kollegers arbeidsoppgaver. Det er avgjørende at møtene avholdes jevnlig, fastlegges i god tid og at saker følges opp.
Ansvar for møtene
Kontormøtene er viktige i koordineringen av arbeidet i avdelingene og en sentral del av utøvelsen av lederoppgaven. Det er distriktssekretær med lederansvar som er ansvarlig for møtene i avdelingene, ved forbundet er det ansvarlig leder for sitt område (iht forbundets organisasjonskart) som er ansvarlig; for planlegging, innkalling, gjennomføring og oppfølging av møtenes konklusjoner.
Hyppighet
Det skal tidlig fastlegges når det skal holdes kontormøter i de kommende månedene. Hvor hyppig møtene avholdes avhenger av lokale forhold. Men det er viktig at møtene holdes regelmessig slik at de innarbeides som en fast foreteelse som et bidrag til å koordinere de ansatte mot kommende oppgaver.
Oppsummering
Alle kontormøter skal oppsummeres skriftlig på en slik måte at uavklarte saker kommer opp på sakslisten til påfølgende møte.