How Can We Help?
Introduksjon av nyansatte
Det er avgjørende for forbundet og nyansatte selv at de raskt finner seg til rette på sin nye arbeidsplass. Alle skal føle seg velkomne og en god plan for introduksjon skal utarbeides og gjennomføres for samtlige nyansatte. Følgende rutine gjelder:
- Nærmeste leder er ansvarlig for introduksjonsprogrammet og gjennomføringen av det. Introduksjonsprogrammet skal utformes i samarbeid med tillitsvalgte. For nye tillitsvalgte er forbundsleder ansvarlig.
- Personalansvarlige i forbundet bistår i utviklingen av introduksjonsprogrammet.
- Introduksjonsprogrammet skal tilpasses stillingen/oppgavene til den nyansatte/nye tillitsvalgte.
- Dersom det er mulig skal det være en overlappingsperiode på 14 dager mellom tidligere ansatt og nyansatt.
- Følgende gjelder for alle introduksjoner uansett stilling/oppgave:
- Introduksjonsprogrammet med sjekkpunkter, møteavtaler osv. skal være klart 2 uker før den nyansatte/valgte møter på jobb
- Senest 2 uker før den nyansatte/valgte møter til første dag skal følgende være ordnet:
- Datatilkobling og e-postadresse
- Kontorplass med nødvendig utstyr
- Nøkkelkort eller nøkkel til arbeidsplassen
- Melding til økonomiavdelingen for å sikre lønnsutbetaling og innmelding til forsikringsordninger
- Dersom det er naturlig kan det oppnevnes en fadder i samme stillingskategori som kan bistå i introduksjonsperioden. Oppnevning må skje innen to uker før den nyansatte/valgte møter på jobb.
- Senest 1 uke før jobben starter informeres den nyansatte/valgte om introduksjonsplanene. (Arbeidskontrakt skal være tilsendt og underskrevet)
- På første arbeidsdag møtes den nyansatte/valgte av nærmeste leder og evt. fadder. Den nyansatte mottar nøkkelkort/nøkkel og vises arbeidsplassen. På arbeidsplassen skal det være
- Blomsterbukett som velkomst.
- Gjeldende avtaler/overenskomster
- Informasjon om tidbank, egenmelding og IA-arbeidet
- Materiell som orienterer om forbundet
- Nærmeste leder tar en omvisning på arbeidsstedet og den nyansatte/valgte hilser på kollegene.
- Nærmeste leder gir et oversyn over arbeidet i avdelingen og forbundet. Spør den ansatte om det er spesielle behov eller ønsker ut over hva som allerede er avtalt.
- Gjennomgang av rutiner og systemer i forbundet. Den enkelte må selv sette seg inn i systemet første dag, opplæring følger senere.
- Opplæringsplan. Introduksjonsplan skal inneholde tiltak som er nødvendig for introduksjon til gjeldene stilling.
Vedlegg
Sjekkliste for introduksjon av nyansatte/nyvalgte
Nærmeste leder for den nyvalgte/nyansatte følger opp at punktene i sjekklista utføres:
I forbindelse med ansettelsen (bare ansettelser)
Oppgave | Ansvarlig | Utført |
---|---|---|
Sende tilbudsbrev med opplysninger om lønn, pensjon, forsikring, arbeidstid, ferie mv. | Personal | |
Sette opp arbeidskontrakt | Personal | |
Kartlegge telefonbehov og evt. portering | Personal | |
Bestille telefon/portering | Personal | |
Sende informasjon om forbundet og arbeidsplassen | Personal | |
Informere andre på kontoret muntlig | Nærmeste leder | |
Informere ut i forbundet | Personal |
Senest 2 uker før arbeidet begynner
Oppgave | Ansvarlig | Utført |
---|---|---|
Sjekke at Lisa har fått beskjed for å sikre korrekt lønn mv. | Nærmeste leder | |
Introduksjonsprogram med nødvendige avtaler osv. | Nærmeste leder | |
Bestilt datatilkobling, oppmelding til systemer | Nærmeste leder | |
Bestilt e-postadresse | Nærmeste leder | |
Bestilt nøkkelkort/nøkkel | Nærmeste leder | |
Sjekke at telefon/PC er i rute | Personal | |
Oppnevnt eventuell fadder | Nærmeste leder | |
Sikre at kontorplass med utstyr vil være på plass | Nærmeste leder |
Senest 1 uke før arbeidet begynner
Oppgave | Ansvarlig | Utført |
---|---|---|
Informere den nyvalgte/nyansatte om introduksjonsplan | Nærmeste leder |
Første dag på jobb
Oppgave | Ansvarlig | Utført |
---|---|---|
Møtes av nærmeste leder | Nærmeste leder | |
Signere arbeidsavtale og taushetserklæring | Personal | |
Blomster på arbeidsplassen | Nærmeste leder | |
Overenskomster for stillingen er lagt fram | Nærmeste leder | |
Orientering om tidbank er lagt fram | Nærmeste leder | |
Nøkkelkort/nøkkel er lagt fram | Nærmeste leder | |
Telefon/PC er lagt fram | Personal | |
Introduseres til eventuell fadder | Nærmeste leder | |
Introduseres til kolleger | Nærmeste leder | |
Introduseres til tillitsvalgte | Nærmeste leder | |
Omvisning i lokalene | Nærmeste leder | |
Muntlig orientering om verneombud, brannvern, rømningsveier, førstehjelp | Nærmeste leder/fadder | |
Orientering om arbeidstid, egenmelding, lønnsutbetaling, ferie osv. | Nærmeste leder/fadder | |
Ta med i kantine, felles kaffe og andre sosiale sammenhenger | Nærmeste leder/fadder |
I løpet av første uka på jobb
Oppgave | Ansvarlig | Utført |
---|---|---|
Orientere grundig om forbundets virksomhet | Nærmeste leder | |
Orientere om avdelingens oppgaver | ||
Drøfte utfordringer i nyansattes/nyvalgtes oppgaver | Nærmeste leder | |
Drøfte behov for opplæring | Nærmeste leder | |
Informere om avdelingens rutiner | Nærmeste leder | |
Informere om HMS-system, avvik og varsling | Nærmeste leder | |
Informere om bruk av bil, reiseregning osv. | Nærmeste leder |