Hopp til innholdet
How Can We Help?

Introduksjon av nyansatte

Du er her:

Det er avgjørende for forbundet og nyansatte selv at de raskt finner seg til rette på sin nye arbeidsplass. Alle skal føle seg velkomne og en god plan for introduksjon skal utarbeides og gjennomføres for samtlige nyansatte. Følgende rutine gjelder:

  1. Nærmeste leder er ansvarlig for introduksjonsprogrammet og gjennomføringen av det. Introduksjonsprogrammet skal utformes i samarbeid med tillitsvalgte. For nye tillitsvalgte er forbundsleder ansvarlig.
  2. Personalansvarlige i forbundet bistår i utviklingen av introduksjonsprogrammet.
  3. Introduksjonsprogrammet skal tilpasses stillingen/oppgavene til den nyansatte/nye tillitsvalgte.
  4. Dersom det er mulig skal det være en overlappingsperiode på 14 dager mellom tidligere ansatt og nyansatt.
  5. Følgende gjelder for alle introduksjoner uansett stilling/oppgave:
    • Introduksjonsprogrammet med sjekkpunkter, møteavtaler osv. skal være klart 2 uker før den nyansatte/valgte møter på jobb
    • Senest 2 uker før den nyansatte/valgte møter til første dag skal følgende være ordnet:
      • Datatilkobling og e-postadresse
      • Kontorplass med nødvendig utstyr
      • Nøkkelkort eller nøkkel til arbeidsplassen
      • Melding til økonomiavdelingen for å sikre lønnsutbetaling og innmelding til forsikringsordninger
    • Dersom det er naturlig kan det oppnevnes en fadder i samme stillingskategori som kan bistå i introduksjonsperioden. Oppnevning må skje innen to uker før den nyansatte/valgte møter på jobb.
    • Senest 1 uke før jobben starter informeres den nyansatte/valgte om introduksjonsplanene. (Arbeidskontrakt skal være tilsendt og underskrevet)
    • På første arbeidsdag møtes den nyansatte/valgte av nærmeste leder og evt. fadder. Den nyansatte mottar nøkkelkort/nøkkel og vises arbeidsplassen. På arbeidsplassen skal det være
      • Blomsterbukett som velkomst.
      • Gjeldende avtaler/overenskomster
      • Informasjon om tidbank, egenmelding og IA-arbeidet
      • Materiell som orienterer om forbundet
    • Nærmeste leder tar en omvisning på arbeidsstedet og den nyansatte/valgte hilser på kollegene.
    • Nærmeste leder gir et oversyn over arbeidet i avdelingen og forbundet. Spør den ansatte om det er spesielle behov eller ønsker ut over hva som allerede er avtalt.
    • Gjennomgang av rutiner og systemer i forbundet. Den enkelte må selv sette seg inn i systemet første dag, opplæring følger senere.
  6. Opplæringsplan. Introduksjonsplan skal inneholde tiltak som er nødvendig for introduksjon til gjeldene stilling.

 

Vedlegg

Sjekkliste for introduksjon av nyansatte/nyvalgte

Nærmeste leder for den nyvalgte/nyansatte følger opp at punktene i sjekklista utføres:

I forbindelse med ansettelsen (bare ansettelser)

OppgaveAnsvarligUtført
Sende tilbudsbrev med opplysninger om lønn, pensjon, forsikring, arbeidstid, ferie mv.Personal
Sette opp arbeidskontraktPersonal
Kartlegge telefonbehov og evt. porteringPersonal
Bestille telefon/porteringPersonal
Sende informasjon om forbundet og arbeidsplassenPersonal
Informere andre på kontoret muntligNærmeste leder
Informere ut i forbundetPersonal

Senest 2 uker før arbeidet begynner

OppgaveAnsvarligUtført
Sjekke at Lisa har fått beskjed for å sikre korrekt lønn mv.                                            Nærmeste leder
Introduksjonsprogram med nødvendige avtaler osv.Nærmeste leder
Bestilt datatilkobling, oppmelding til systemerNærmeste leder
Bestilt e-postadresseNærmeste leder
Bestilt nøkkelkort/nøkkelNærmeste leder
Sjekke at telefon/PC er i rutePersonal
Oppnevnt eventuell fadderNærmeste leder
Sikre at kontorplass med utstyr vil være på plassNærmeste leder

Senest 1 uke før arbeidet begynner

OppgaveAnsvarligUtført
Informere den nyvalgte/nyansatte om introduksjonsplan                                                Nærmeste leder

Første dag på jobb

OppgaveAnsvarligUtført
Møtes av nærmeste leder                                      Nærmeste leder
Signere arbeidsavtale og taushetserklæringPersonal
Blomster på arbeidsplassenNærmeste leder
Overenskomster for stillingen er lagt framNærmeste leder
Orientering om tidbank er lagt framNærmeste leder
Nøkkelkort/nøkkel er lagt framNærmeste leder
Telefon/PC er lagt framPersonal
Introduseres til eventuell fadderNærmeste leder
Introduseres til kollegerNærmeste leder
Introduseres til tillitsvalgteNærmeste leder
Omvisning i lokaleneNærmeste leder
Muntlig orientering om verneombud, brannvern, rømningsveier, førstehjelpNærmeste leder/fadder
Orientering om arbeidstid, egenmelding, lønnsutbetaling, ferie osv.Nærmeste leder/fadder
Ta med i kantine, felles kaffe og andre sosiale sammenhengerNærmeste leder/fadder

I løpet av første uka på jobb

Oppgave                                                                                                                     AnsvarligUtført
Orientere grundig om forbundets virksomhetNærmeste leder
Orientere om avdelingens oppgaver
Drøfte utfordringer i nyansattes/nyvalgtes oppgaverNærmeste leder
Drøfte behov for opplæringNærmeste leder
Informere om avdelingens rutinerNærmeste leder
Informere om HMS-system, avvik og varslingNærmeste leder
Informere om bruk av bil, reiseregning osv.Nærmeste leder

 

Fastsatt: Administrativt
Vedlikeholdes av: Lill Hjønnevåg