Rutiner for innkjøp av mobiltelefon, data og elektronisk kommunikasjonsutstyr

Rutiner for innkjøp av mobiltelefon, data og elektronisk kommunikasjonsutstyr

Målsettingen er at alle skal ha det utstyret som trengs for å utføre oppgaver i jobbsammenheng. Bruken av dette utstyret skal normalt begrenses til jobbsammenheng. Utvalget av type utstyr skal begrenses, for å gjøre arbeidet med oppfølging, oppdateringer, reparasjoner etc. enklere.

Mobiltelefon – Innkjøp av mobil: Ved kjøp av mobiltelefon skal IT-ansvarlig kontaktes. IT-ansvarlig er behjelpelig med valg av utstyr og skal foreta alle bestillinger/innkjøp. Det fastsettes administrativt hvilke type/modeller forbundet til enhver tid skal benytte. Det er ikke anledning til å kjøpe inn annet enn det som er fastsatt. Eventuelle avvik fra denne rutinen skal avklares med budsjettansvarlig på forhånd.

Bruk av mobilen – betaling av privat forbruk: Abonnementet skal stå på Norsk Arbeidsmandsforbund, som er juridisk eier. Abonnementet skal kun opprettes og endres av IT-ansvarlig. Brukernavn skal være til den som bruker telefonen. Brukeren mottar spesifisert faktura. Brukeren går gjennom denne og beløpet for privat forbruk, også privat databruk, skrives på fakturasammendraget, som signeres før det sendes til økonomiavdelingen for betaling. Det private forbruket trekkes av førstkommende reiseregninger eller lønn. Dersom det i fakturaen inngår bruk av 4 og 5-sifrede nummer som skal dekkes av arbeidsgiver, skal det framgå hvilke tjenester dette er. (Se bilag 1 med begrunnelse for dette). Brukeren må oppbevare spesifiseringen av samtaler i tilfelle ettersyn fra skattemyndighetene.

Nettbrett: Ut ifra en individuell arbeidsmessig vurdering kan ansatte også få nettbrett til bruk i arbeidssammenheng. Vurdering og avgjørelse gjøres administrativt av budsjettansvarlig i samarbeid med personal og nærmeste overordnet.

Internett: De ansatte har tilgang til internett i jobbsammenheng på sitt faste arbeidssted og gjennom mobilabonnementet. Forbundet dekker kostnaden til dette. Ansatte med hjemmekontor som avtalt fast arbeidssted har tilgang til internett gjennom mobilabonnementet. Forbundet dekker ikke kostnader til internett i privat bolig.

Datautstyr (Datamaskiner, skrivere, kamera, og lignende): Ved kjøp av datautstyr skal budsjettansvarlig kontaktes. IT-ansvarlig er behjelpelig med valg av utstyr og skal foreta alle bestillinger/innkjøp. Det fastsettes administrativt hvilke modeller og type utstyr forbundet skal benytte. Budsjettansvarlig tar endelig avgjørelse om innkjøp.

Utskiftning av utstyr: Utstyr som er forbundets eiendom skal fortrinnsvis kun brukes i arbeidssammenheng og skal håndteres på en forsiktig og forsvarlig måte. Utstyr som omtalt i denne rutinen forventes å ha en normal brukstid/levetid. Mobiltelefoner forventes å ha en brukstid på minimum 3  år. PC forventes å ha en brukstid på minimum 4 år. Forventet brukstid på annet utstyr fastsettes av budsjettansvarlig. Vurdering av nytt utstyr skjer ikke innenfor tidsrommet av forventet brukstid. Ved feil, tap eller skade på utstyr der nytt utstyr er nødvendig skal det skriftlig rapporteres til budsjettansvarlig og IT-ansvarlig. Budsjettansvarlig avgjør hva som gjøres. Alt utstyr skal tilbakeleveres til IT-ansvarlig. Det kan inngås avtale mellom ansatte og budsjettansvarlig om kjøp av brukt utstyr.

Bilag nr. 1  Ved talekommunikasjon over faste eller mobile nett skal kostnader knyttet til bruk av følgende tlf.-nummer alltid behandles som innholdstjenester etter Skattedirektoratets forskrift til skatteloven § 5-12-1 annet ledd:

• 4-sifrede nummer (opplysningstjeneste) i intervallet 1850-1899.
• Informasjonstjenester som for eksempel bestilling av kinobilletter, juridiske tjenester, givertelefoner og datasupporttjenester som tilbys gjennom 820- serien.
• Underholdningstjenester som for eksempel spå tjenester, kontakttjenester, pratelinjer og konkurranser som tilbys gjennom 829-serien.

Ved SMS/MMS-kommunikasjon over mobile nett skal kostnader knyttet til bruk av følgende tlf.-nummer alltid behandles som innholdstjenester etter Skattedirektoratets forskrift til skatteloven § 5-12-1 annet ledd:

• 4-sifrede nummer.
• 5-sifrede nummer.

Normalt kan innholdstjenestene beløpsmessig skilles ut fra kostnadene til tilgangen ved hjelp av spesifisert regning. Dersom verdien av innholdstjenestene ikke kan skilles fra verdien av tilgangen, må verdien av innholdstjenestene fastsettes skjønnsmessig.

Fastsatt: Administrativt

Vedlikeholdes av: Ghulam Abbas