How Can We Help?
Oversikt fastsetting og vedlikehold
Nedenfor er det ansvarlige for fastsetting og vedlikehold av rutiner og øvrig innhold ført opp.
Den vedlikeholdsansvarliges oppgave er å påse at den enkelte beskrivelse til enhver tid er i tråd med det som er fastsatt. Det er m.a.o. beskrivelsen den rutineansvarlige skal passe på, ikke gjennomføring eller oppfølging av rutinen.
Dersom det oppdages rutiner eller beskrivelser i Internhåndboka som ikke er i tråd med vedtak/praksis skal den rutineansvarlige straks gjøres oppmerksom på dette. Dersom det fastslås at det er feil i beskrivelsen og dette ikke rettes opp innen rimelig tid, skal dette meldes som avvik.
Melding om problemer, feil og skader (avvik) skal i slike tilfeller sendes systemansvarlig for Internhåndboka. Skjema for melding om problemer, feil og skader (avvik) skal fortrinnsvis brukes.
| Rutine, beskrivelse eller innhold | Fastsatt av | Vedlikeholdes av |
|---|---|---|
| 1. Drift | ||
| 1.1.Strategisk plattform | ||
| 1.1.1.Strategisk plattform | Forbundsstyret | Lill Hjønnevåg |
| 1.2.Forbundets organer | ||
| 1.2.1.Ledergruppas arbeid med forbundsstyremøtene | Ledermøtet | Mette Karlskås |
| 1.2.2.Ledergruppas arbeid med landsstyremøter | Administrativt | Mette Karlskås |
| 1.2.3.Retningslinjer for faste komiteer, råd og utvalg | Landsstyret | Jonny Olafsen |
| 1.2.4.Kontrollkomiteen | Administrativt | Mette Karlskås |
| 1.3. Forbundet internt | ||
| 1.3.1.Felles | ||
| 1.3.1.1.Organisasjonskart | Administrativt | Lill Hjønnevåg |
| 1.3.1.2.Etiske retningslinjer for valgte og ansatte | Ledermøtet | Jonny Olafsen |
| 1.3.1.3.Kontormøter - innhold, ansvar og oppfølging | Administrativt | Trond Karlsen |
| 1.3.1.4.Regler for økonomiske disposisjoner | Forbundsstyret | Ghulam Abbas |
| 1.3.1.5.Bruk av sosiale medier | Ledermøtet | Trond E. Thorvaldsen |
| 1.3.1.6.Servering av alkohol/bruk av rusmidler | Forbundsstyret | Jonny Olafsen |
| 1.3.2.Sentralt | ||
| 1.3.2.1.Ansvar og oppgaver i forbundet sentralt | Ledermøtet | Jonny Olafsen |
| 1.3.2.2.Oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår ved kjøp av tjenester | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.3.2.3.Fysisk adgang/besøkende | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.3.2.4.Prosjekter i forbundet sentralt - retningslinje | Ledermøtet | Jonny Olafsen |
| 1.3.2.5.Ungdomssekretær og ungdomsutvalg - oppgaver og retningslinjer | Landsstyret / ledermøtet | Ungdomssekretær |
| 1.3.3.Avdelingskontorene | ||
| 1.3.3.1.Ansvar i avdelinger og avdelingskontorer | Ledermøtet | Jonny Olafsen |
| 1.3.3.2.Distriktssekretærens myndighet | Administrativt | Trond Karlsen |
| 1.3.3.3.Avdelingsstyrene og avdelingskontorets ansatte | Administrativt | Jonny Olafsen |
| 1.4. Saksbehandling | ||
| 1.4.1.Tariffoppgjør | ||
| 1.4.1.1.Tidsskjema for hovedoppgjør - privat sektor | Administrativt | Ann Kristin Kristiansen |
| 1.4.1.2.Tidsskjema mellomoppgjør - privat sektor | Administrativt | Ann Kristin Kristiansen |
| 1.4.1.Tarifftvister | ||
| 1.4.1.1.Rutiner for saksbehandling av tariffsaker | Ledermøtet | Brede Edvardsen |
| 1.4.2.Stillingsvern m.m. | ||
| 1.4.2.1.Rutiner for håndtering av stillingsvernssaker | Ledermøtet | Brede Edvardsen |
| 1.4.2.2.Rett til utvidet stilling for deltidsansatte | Ledermøtet | Brede Edvardsen |
| 1.4.3.Innarbeidingsordninger | ||
| 1.4.3.1.Innarbeidingsordninger - avtale mellom LO-forbund om godkjenning | Ledermøtet | Arne Presterud |
| 1.4.3.2.Innarbeidingsordninger - behandlingsrutiner | Ledermøtet | Arne Presterud |
| 1.4.3.3.Opplysningsskjema og arbeidsplan | LO | Arne Presterud |
| 1.4.3.4.Skjema og veiledninger fra LO | Administrativt | Lill Hjønnevåg |
| 1.5.Kurs | ||
| 1.5.1.Tildeling av kursmidler | Ledermøtet | Jonny Olafsen |
| 1.5.2.Registrering av kurs i Notes | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.5.3.Svar på kurssøknader - bruksanvisning | Administrativt | Jonny Olafsen |
| 1.5.4 Retningslinjer for kursvirksomhet | Forbundsstyret | Jonny Olafsen |
| 1.6.Media | ||
| 1.6.1.Bruk av sosiale medier | Ledermøtet | Trond E. Thorvaldsen |
| 1.6.2.Kommunikasjon med media | Ledermøtet | Trond E. Thorvaldsen |
| 1.7.Reiser ansatte | ||
| 1.7.1.Retningslinjer for reiser i Arbeidsmandsforbundet | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.7.2.Reiseforskudd | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.7.3.Bo-, pendler- og reiseforhold for landsmøtevalgte | Forbundsstyret | Jonny Olafsen |
| 1.7.4.Reiseforsikring på tjenestereise | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.8.Data - Personvern/GDPR | ||
| 1.8.1.Personvernpraksis | Ledermøtet | Ghulam Abbas |
| 1.8.2.Sikkerhetsinstruks for brukere av datautstyr | Ledermøtet | Ghulam Abbas |
| 1.8.3.Overføring av medlemsopplysninger | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.8.4.Systemer og systemansvarlige | Ledermøtet | Ghulam Abbas |
| 1.8.5.Avvik på personvern | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.9.Kontorrutiner | ||
| 1.9.1.Tariffavtaler | ||
| 1.9.1.1.Tariffavtaler - opprettelse mv. | Administrativt | Terje Mikkelsen |
| 1.9.1.2.Tariffavtaler - inngåelse, oppsigelse - skjema | Administrativt | Terje Mikkelsen |
| 1.9.1.3.Arkivrutiner overenskomster | Administrativt | Terje Mikkelsen |
| 1.9.2.Medlemshåndtering | ||
| 1.9.2.1.Inn- og utmelding | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.9.2.2.Reiseregning, faktura og bilag fra medlem | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.9.2.3.Skjemaer til bruk av medlemmer | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.9.3.Andre kontorrutiner | ||
| 1.9.3.1.Kontaktpersoner - kontorrutiner | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.9.3.2.Rutiner for saksarkivet | Administrativt | Brede Edvardsen |
| 1.9.3.3.Postrutiner | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.9.3.4.Arkivnøkkel | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.9.3.5.Bestilling av forbundets materiell | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.9.3.6.Bestilling av flybilletter | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.9.3.7.NAFs utdanningsstipend - bekreftelse | Administrativt | Mette Karlskås |
| 1.9.3.8.Bestilling av møterom, mat og drikke | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.9.3.9.Mal for rundskriv | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.9.3.10.Melding om dødsfall | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.9.4.Fakturering, kontingent, trekklister mv. | ||
| 1.9.4.1.Trekklister/innbetalinger fra bedrifter | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.9.4.2.Fakturering | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.9.4.3.Purring av bedrifter | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.9.4.4.KID/kontonummer for innbetalinger | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.9.4.5.Sentralt - rutine kontingent og medlem | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.9.4.6.Den gamle GF'en | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.9.4.7.Pensjonister reservert kollektiv hjem | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.9.4.8.Pensjonskontingent | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.9.5.Reiser repr. og medlem | ||
| 1.9.5.1.Føring av reiseregninger | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.9.5.2.Innsending av reiseregninger, faktura, bilag | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.9.5.3.Reiseregningsskjema | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.9.6.Sentralbord og telefon | ||
| 1.9.6.1.Sentralbord - svar på anrop | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.9.6.2.Sentralbord - arbeidsoppgavene | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.9.6.3.Sentralbord - bruksanvisning | Administrativt | Gunn Stubergh |
| 1.9.6.4.Alminnelig telefonpraksis | Ledermøtet | Ghulam Abbas |
| 1.9.6.5.Telefonmøter | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 1.10.Medlemsutmerkelser | ||
| 1.10.1. Tildeling av medlemsutmerkelser | Ledermøtet | Jonny Olafsen |
| 2. Personal | ||
| 2.1. Personalpolitikken | ||
| 2.1.1.Mål for HMS- og personlapolitikken | Administrativt | Trond Karlsen |
| 2.2. Tillitsvalgte, avtaler og betingelser | ||
| 2.2.1.Tillitsvalgte for de ansatte | Ved valg | Lill Hjønnevåg |
| 2.2.2.Gjeldende avtaler | Administrativt | Lill Hjønnevåg |
| 2.3. Arbeidsforholdet | ||
| 2.3.1.Arbeidsreglement | Egen avtale | Trond Karlsen |
| 2.3.2.Arbeidstiden | Egen avtale | Lill Hjønnevåg |
| 2.3.3.Taushetserklæring | Administrativt | Lill Hjønnevåg |
| 2.3.4.Medarbeidersamtaler | Administrativt | Trond Karlsen |
| 2.3.5.Ansettelser | Administrativt / forbundsstyret | Trond Karlsen |
| 2.3.6.Introduksjon av nyansatte | Administrativt | Lill Hjønnevåg |
| 2.3.7.Opplæringsplan nye RVO | Fondstyret RVO | Steinar Rindhølen |
| 2.3.8.Tidregistrering fra mobil (Simployer) | Administrativt | Lill Hjønnevåg |
| 2.3.9.Arbeidsinstrukser | Administrativt | Trond Karlsen |
| 2.4. Forsikringer, lån, ytelser, gaver | ||
| 2.4.1.Personalforsikringer | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 2.4.2.Reiseforsikring på tjenestereise | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 2.4.3.Billån | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 2.4.4.Tilskudd til kjøp av briller/linser | Administrativt | Trond Karlsen |
| 2.4.6.Gaver fra arbeidsgiver | Administrativt | Lill Hjønnevåg |
| 2.4.7.Lønnsforskudd | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 2.4.9.Privat bruk av mobiltelefon - skatt på kommunikasjonstjenester | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 2.5. Ferie | ||
| 2.5.1.Feriemelding for inneværende år | Administrativt | Lill Hjønnevåg |
| 2.5.2.Utbetaling av feriepenger | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 2.6. Sykefravær | ||
| 2.6.1.Utvidet egenmelding ved egen sykdom | Administrativt | Lill Hjønnevåg |
| 2.6.2.Sykefravær - rutiner | Administrativt | Lill Hjønnevåg |
| 2.6.3.Egenerklæringsskjema - sykefravær/barns sykdom | Administrativt | Lill Hjønnevåg |
| 2.7. Skjema ansatte | ||
| 2.7.1.Skjema til bruk som ansatt | Administrativt | Lill Hjønnevåg |
| 3. HMS | ||
| 3.1. HMS i forbundet | ||
| 3.1.2.HMS-ansvar og oppgaver | Administrativt | Trond Karlsen |
| 3.2. Mål og handlingsplaner | ||
| 3.2.1.Mål og handlingsplan for HMS | AMU | Trond Karlsen |
| 3.3. Virksomhetens organisasjon | ||
| 3.3.1.Organisasjonskart | Administrativt | Lill Hjønnevåg |
| 3.3.2.Verneombud, HVO og AKAN-kontakt | Ved valg | Lill Hjønnevåg |
| 3.3.3.Arbeidsmiljøutvalget - medlemmer | Administrativt / ved valg | Trond Karlsen |
| 3.3.4.Bedriftshelsetjeneste | Administrativt | Trond Karlsen |
| 3.3.5.Brannvern | Administrativt | Ann Kristin Kristiansen |
| 3.3.6.Førstehjelpsutstyr | Administrativt | Trond Karlsen |
| 3.4. Kartlegging av arbeidsmiljøet | ||
| 3.4.1.HMS-gjennomgang - Protokoll og sjekkliste | Administrativt | Lill Hjønnevåg |
| 3.4.2.Rutine risikovurdering og HMS-gjennomgang | Administrativt | Trond Karlsen |
| 3.4.3.Register og statistikk | Administrativt | Lill Hjønnevåg |
| 3.5. HMS-opplæring og informasjon | ||
| 3.5.1.HMS-opplæring og informasjon | Administrativt | Trond Karlsen |
| 3.6. Særlige HMS-utfordringer | ||
| 3.6.1.Vold og trusler | AMU | Trond Karlsen |
| 3.6.2.Konflikthåndtering | AMU | Trond Karlsen |
| 3.6.3.Servering av alkohol/bruk av rusmidler | Forbundsstyret | Jonny Olafsen |
| 3.6.4.AKAN-organisering av arbeidet | AMU | Trond Karlsen |
| 3.6.5.AKAN-kjøreregler | AMU | Trond Karlsen |
| 3.6.6.AKAN-samtaleguide | AMU | Trond Karlsen |
| 3.7. Melde om problemer mm | ||
| 3.7.1.Melding om problemer, feil og skader (avvik) | AMU | Trond Karlsen |
| 3.7.2.Melding om arbeidsulykke til Arbeidstilsynet | AMU | Trond Karlsen |
| 3.7.3.Avvik på personvern | Administrativt | Ghulam Abbas |
| 3.7.4.Varsling | Ledermøtet | Trond Karlsen |
| 3.7.5.Skjema for melding av avvik | Administrativt | Lill Hjønnevåg |
| 3.8. Forslagskasse | ||
| 3.8.1.Forslag til forbedringer og tiltak | Administrativt | Lill Hjønnevåg |
| 3.9. AMU-protokoller og årsberetninger | ||
| 3.9.1.AMU-protokoller og årsberetninger | Administrativt | Lill Hjønnevåg |
| 4. Annet | ||
| 4.1. Snarveier | Administrativt | Lill Hjønnevåg |
| 4.2 Vedlikehold | ||
| 4.2.1 Tidligere dokumenter - revisjon 2020 | Administrativt | Lill Hjønnevåg |
| 4.2.2 Vedlikehold av internhåndboken | Administrativt | Trond Karlsen |
| 4.2.3 Oversikt fastsetting og vedlikehold | Administrativt | Trond Karlsen |
| Redigering av internhåndboken i WordPress | Administrativt | Trond Karlsen |