How Can We Help?
Distriktssekretærens myndighet
Distriktssekretær med daglig ledelse har ansvaret for å være nærmeste overordnede for ansatte i egen avdeling.
I avd 1 og 2 fastsetter distriktssekretær med daglig ledelse i samarbeid med administrasjonsleder ansvar og oppgavefordeling dem imellom.
Dette dokumentet beskriver rammer og begrensninger for utøvelsen av lederansvaret, og hvem distriktssekretærene har av ressurspersoner å henvende seg til.
Lover/Avtaler:
I tillegg til lover har vi følgende avtaler å forholde oss til:
- Hovedavtalen HK-AAF, Landsoverenskomsten HK-AAF, Fleksitidsavtalen mellom NAF og HK-klubben, lønnsavtalen og internavtalen.
| Tema/oppgave |
Kontakt |
|
Tidregistrering De stillingene som registrerer arbeidstid bruker Simployer. De logger seg på ved ankomst på jobb, og logger av når de går for dagen. Distriktssekretæren attesterer/godkjenner månedsrapporter bare i de tilfellene det er avvik og tilleggsutbetalinger. |
Lill |
|
Arbeidstid for kontorsekretærer og organisasjonsmedarbeidere Se fleksitidsavtalen |
Trond |
|
Overtid Overtid skal begrenses mest mulig. All overtid skal skriftlig godkjennes på forhånd. Det føres statistikk på overtidsforbruk som behandles av AMU. Distriktssekretæren godkjenner i form av en epost som sendes til personal v/Lill om dette. I ettertid attesters det på Tidbank-rapporten. |
Lill |
|
Avspasering Mulighetene for avspasering reguleres av Fleksitidsavtalen. Distriktssekretæren godkjenner avspasering innenfor Flexitidsavtalens rammer. Hele fraværsdager må den enkelte legge inn på sin kalender. |
Lill |
|
Ferie Forbundet sentralt drøfter rammer for ferieavvikling med de tillitsvalgte. Det sendes ut en melding med frist for tilbakemelding om avdelingenes ferieplaner. Hun setter så opp en ferieplan for forbundskontoret, samt en oversikt som viser hvilke avdelinger som holder stengt i ferien. Distriktssekretæren har ansvar for at det settes opp ferieplan i avdelingen i henhold til de gitte rammer, og at dette blir sendt til Lill. DS godkjenner også uttak av ferie utenom hovedferien, f.eks i enkeltdager. Dette må meddeles Lill. DS skal påse at den enkelte tar sin ferie i hht. Loven. Lill tar ut oversikter på feriedager til gode og tar kontakt i de tilfellene det er mange dager uavviklet ferie DS påser at ferie (og annet fravær i hele dager) legges inn i kalenderen til den enkelte. |
Lill |
|
Medarbeidersamtaler Distriktssekretæren har ansvar for å gjennomføre medarbeidersamtaler minst en gang i året med de han/hun er nærmeste overordnet for. |
Trond |
|
Opplæringsbehov – Videreutvikling – Kurs Distriktssekretæren skal følge med og vurdere behov for opplæring/videreutdanning, både i medarbeidersamtaler og i løpet av året for øvrig. Konkrete behov meddeles personal v/Lill, slik at det kan tas inn i en samlet plan for foretaket |
Trond |
|
Permisjoner Distriktssekretæren innvilger korte (inntil 3 dager) velferdspermisjoner ihht overenskomsten. Dette skal registreres på kalender til den enkelte og meldes til Lill. Permisjoner til kurs, tillitsvalgtarbeid m.m. sendes til personal. |
Lill |
|
Sykefravær Distriktssekretæren følger opp sykefravær ihht forbundets rutiner. |
Lill |
|
Fordeling av oppgaver Distriktssekretæren fordeler arbeidsoppgaver mellom de ansatte i avdelingen og sørger for en best mulig utnyttelse av de ressursene som er til rådighet. Kontorsekretærene har også oppgaver som blir fordelt og fulgt opp fra forbundet. Dette gjelder innenfor økonomi og ajourhold av medlemsregisteret. Oppstår det problemer/interessekonflikter i forhold til dette, må det tas kontakt med den som har ansvaret sentralt |
Trond
|
|
Kontormøter Distriktssekretæren er ansvarlig for at det blir avholdt kontormøter. |
|
|
HMS Distriktssekretæren er ansvarlig for at det gjennomføres HMS-runder i samarbeid med verneombud. |