How Can We Help?
Ansettelser
Medarbeiderne en kritisk ressurs
Forbundets medarbeidere er en stor ressurs for medlemmer, tillitsvalgt og forbundets organer. Det er avgjørende for forbundets utvikling at vi til enhver tid har kompetente ansatte, en god personalsammensetning samt en organisasjon som sikrer en god utnyttelse av personalressursene.
Ansettelser representerer en stor investering. Forbundets ansatte jobber i små enheter, geografisk spredt og hver enkelt ansatt betyr mye for forbundets drift, omdømme og økonomi, vanligvis gjennom mange år. Det er m.a.o. kritisk for forbundets virksomhet å foreta best mulig ansettelser, og alle ansettelsesprosesser skal ha preg av dette alvoret.
Faglig baserte vurderinger
Forbundets verdisett felleskap, rettferdighet og redelighet representerer et krav om ryddighet i ansettelsesprosesser. Våre prosesser skal være preget av faglig baserte vurderinger av kandidater som konkurrerer om ansettelsen. Prosessen skal følges og verken involverte eller andre skal søke å overstyre de faglige vurderingene som gjøres. Rettferdighet og redelighet innebærer bl.a. at det er den best skikkede kandidaten slik han/hun framstår målt mot andre kandidater som skal være avgjørende i ansettelsen.
Rekruttering innebærer å finne fram til den best egnede personen til en stilling. Det er lett å bli begeistret for enkeltpersoners dyktighet og kjapt konkludere med at dette må være «rett person på rett plass». Rekrutteringsprosessen skal forhindre at vi gjør slike forenklede valg. Her skal den best egnede velges i sammenligning med andre kandidater, og vi skal foreta en grundig vurdering både av forhistorie og personens egenskaper når det gjelder å inngå i et større, målrettet felleskap.
Fortrolighet
All vurdering av søkere til stillinger skal skje i fortrolighet. Det innebærer at selv om søkeres egnethet skal diskuteres åpnet mellom deltakere i prosessen, skal opplysninger og vurderinger ikke deles med andre. Når tillitsvalgte for ansatte trekkes inn på dette punktet må de ha mandat til å delta i bindende beslutninger uten vidtrekkende konsultasjoner.
Representant for avdelingsstyret må også ha en vid fullmakt. Når det gjelder ansettelser av DS med daglig ledelse må representanten gi tilstrekkelig informasjon til styret slik at de kan vedta en innstilling. Det er vanskelig å gjøre en fullgod vurdering uten å ha deltatt fullt ut i prosessen, derfor må den utpekte representantens forslag tillegges stor vekt. Styremedlemmene har taushetsplikt om søkerne og behandlingen i styret.
Tilstrebe enighet
Rekrutteringsprosessen kan bli omfattende, også når det gjelder antall involverte. Tillitsvalgte, avdelingsstyrer og andre kan ha egne oppfatninger som går på tvers av andre involverte, men alle involverte må tilstrebe å bygge sin oppfatning på en nøktern vurdering av egnethet. Det er ikke heldig med delte innstillinger eller anker og det bør om nødvendig brukes tid for å komme fram til en samlet innstilling. Dersom det er åpenbart at en deltaker er alene om et syn, bør deltakeren prioritere enigheten framfor å stå på sin egen oppfatning.
Fem behandlingsmåter ved ansettelser
På bakgrunn av ulike krav til rekrutteringsprosessen i vedtekter og etablert praksis, har vi har fem ulike behandlingsmåter av faste ansettelser:
- Ansettelser sentralt
- Ansettelse av ledere/fagstillinger
- Øvrige ansettelser
- Ansettelser ved avdelingskontorene
- Ansettelse av DS med daglig ledelse
- Ansettelse av andre enn DS med daglig ledelse
- Ansettelse av RVO
Til dels er ulike personer og organer som deltar i de forskjellige forløpene. Prosessene er oppsummert i tabellen nedenfor.
| Trinn i rekrutteringen | Sentralt | Avdelingskontorene | RVO | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Ledere/fag-stillinger | Øvrige stillinger | DS med daglig ledelse | Utenom DS med daglig ledelse | ||
| Forberedelser, planlegging, lønnsfastsettelse, utlysing, søknad fra kandidater. | Org.- og personal-avdelingen | Org.- og personal-avdelingen | Org.- og personal-avdelingen | Org.- og personal-avdelingen | Org.- og personal-avdelingen |
| Kommunikasjon med interesserte | Org.- og pers | Org.- og pers | Org.- og pers | Org.- og pers | Org.- og pers |
| Forbunds-leder | leder for stillingen | Forbunds-leder | DS med daglig ledelse | RVO-ansvarlig | |
| Utvalg av kandidater til intervju (gjennomgang søkerliste) | Org.- og pers | Org.- og pers | Org.- og pers | Org.- og pers | Org.- og pers |
| Forbunds-leder | leder for stillingen | Forbunds-leder | DS med daglig ledelse | RVO-ansvarlig | |
| HK-tillitsvalgte | Repr. for berørt styre | HK-tillitsvalgte | Tillitsvalgte RVO | ||
| Tillitsvalgt for DS | Repr. for berørt styre | ||||
| Gjennom-føring av 1. gangs intervju | Org.- og pers | Org.- og pers | Org.- og pers | Org.- og pers | Org.- og pers |
| Forbunds-leder | leder for stillingen | Repr. for berørt styre | DS med daglig ledelse | RVO-ansvarlig | |
| HK-tillitsvalgte | Tillitsvalgt for DS | HK-tillitsvalgte | Tillitsvalgte RVO | ||
| Repr. for berørt styre | |||||
| Innhenting av referanser - søkere til 2. gangs intervju | Org.- og pers | Org.- og pers | Org.- og pers | Org.- og pers | Org.- og pers |
| Gjennom-føring av 2. gangs intervju | Som 1. gangs intervju | Som 1. gangs intervju | Som 1. gangs intervju | Som 1. gangs intervju | Som 1. gangs intervju |
| Innstilling etter intervju | Som i intervju | Som i intervju | Som i intervju | Som i intervju | Som i intervju |
| Behandling etter intervju | Behandling i SU | Egen innstilling fra berørt avdelingsstyre | Behandling i SU | ||
| DS drøfter med rep. fra avdelingsstyret | |||||
| Vedtak om ansettelse | Ledermøtet | Ledermøtet | Forbunds-styrets tilsettingsråd | Ledermøtet | Forbunds-styrets tilsettingsråd |
| Oppfølging av vedtak | Org.- og pers | Org.- og pers | Org.- og pers | Org.- og pers | Org.- og pers |
Organisasjons- og personalavdelingen har det overordnede ansvaret for å tilrettelegge for en god rekrutteringsprosess til ledige eller nyopprettede stillinger.
Nærmere om de enkelte trinnene:
Forberedelser, planlegging, utlysing, innhenting av kandidater
Organisasjons- og personalavdelingen planlegger rekrutteringsprosessen slik at rekruttering kan foregå på en måte som gjør at vi unngår vakanser og framstår som en ryddig arbeidsgiver for ansatte og søkere.
Organisasjons- og personalavdelingen lager i samarbeid med de som skal involveres en enkel framdriftsplan som bl.a. fastlegger frister og tidspunkter for intervjuer. Det utarbeides utlysningstekst og stillingen utlyses via Webcruiter (program som brukes for rekrutteringsprosessen) på Finn.no og tilsvarende nettsteder. Stillingen legges ut på vår internhåndbok og bekjentgjøres blant de ansatte og legges ut på AAFs hjemmeside. Søknader mottas via Webcruiter og søkere mottar umiddelbart bekreftelse på at søknaden er mottatt.
Kommunikasjon med interesserte
Henvendelser om den aktuelle stillingen rettes til ansvarlige for stillingen og/eller organisasjons- og personalavdelingen. Sistnevnte tar seg av den løpende kommunikasjon med søkere, som f.eks. praktiske opplysninger om framdrift, bekreftelser på mottak av søknader, innkallinger til intervju osv.
Utvalg av kandidater til intervju (gjennomgang søkerliste)
Søkerlister og komplette søknader kan hentes ut fra Webcruiter. Alle som skal delta i prosessen gis tilgang til den aktuelle stillingen for vurdering av kandidatene. Organisasjon- og personalavdelingen sørger for en drøfting mellom deltakerne og søker å komme fram til en felles liste på kandidater som skal intervjues. Vanligvis intervjues fire-fem personer. I drøftingene skal det blant annet tas en gjennomgang av innholdet i stillingen slik at alle deltakere har en felles forståelse av behovet som skal dekkes.
Gjennomføring av 1. gangs intervju
Organisasjons- og personalavdelingen innkaller og tilrettelegger intervjuene. Før gjennomføringen forbereder deltakerne seg i fellesskap og diskuterer gjennomføringen av intervjuene. Med mindre noe annet er naturlig leder organisasjons- og personalsjef intervjuet. Etter intervjuet tas en foreløpig gjennomgang av kandidatene og det tas en første vurdering av hvem som kan være aktuell for 2. gangs intervju.
Innhenting av referanser – søkere til 2. gangs intervju
Som en del av forarbeidet til 2.gangs intervju tar organisasjons- og personalavdelingen sjekk av referanser. Referansene oppsummeres for de øvrige deltakerne som del av diskusjonen om valg av søkere til 2. gangs intervju. Søkere til 2. gangs intervju velge, vanligvis to-tre kandidater. Organisasjons- og personalavdelingen innkaller og tilrettelegger intervjuene.
Gjennomføring av 2. gangs intervju
Ved 2. gangs intervju er deltakerne noe mer kjent med hverandre. Her forbereder alle seg på å få avklart spørsmål som ble hengende igjen etter 1. gangs intervju, samt at det her stilles noe mer prøvende spørsmål for å få avklart tvil. Formen kan om nødvendig være mer pågående.
Innstilling etter intervju
Innstilling fra intervjugruppa skrives av organisasjons- og personalavdelingen etter 2. gangs intervju. Søkeren listes i prioritert rekkefølge, men bare de søkerne som vi faktisk ser at vil gjøre jobben godt, skal innstilles. De øvrige nevnes, men skal ikke være blant de prioriterte. Alle deltakerne i intervjuet skal gi sin tilslutning til innstillingen (eventuell dissens skal komme fram).
Behandling etter intervju
a) Ansettelser som DS med daglig ledelse
For ansettelser som DS med daglig ledelse skal avdelingsstyret avgi egen innstilling. Behandlingen bør, som nevnt tidligere, i hovedsak basere seg på informasjon fra styrets representant i intervjuer mv. Styrets innstilling sendes organisasjon- og personal og skal inngå i saksframlegget til Tilsettingsrådet.
b) Stillinger innen HK-området
Stillingsutvalget for HK skal behandle ansettelser til stillinger innen HK-området. Stillingsutvalget bygger på innstillingen fra intervjuene. Innstillingen fra SU inngår i saksframlegget som organisasjon- og personal legger fram for ledergruppa.
Vedtak om ansettelse
Vedtak om ansettelse fattes av organer iht. tabellen over, dvs. enten av ledermøtet eller forbundsstyrets tilsettingsråd. Vedtak i ledermøtet er endelige, mens ansettelsesvedtak fattet av tilsettingsrådet kan ankes til forbundsstyret av mindretallet i rådet.
Oppfølging av vedtak
Organisasjons- og personalavdelingen sørger for all nødvendig oppfølging etter at vedtak er fattet. Det innebærer bl.a. tilbakemeldinger til søkere, arbeidskontrakt og stillingsbeskrivelse, informasjon til andre ansatte osv. Avdelingen påser også at nærmeste leder utarbeider og gjennomfører introduksjonsplan for den nyansatte.
Forbundet leverer ikke ut søkerlister, vi opplyser heller ikke om begrunnelser for at en kandidat foretrekkes framfor en annen.
Vikarer
Vikarer skal, med mindre det er snakk om vikariater på under 3 mnd., som hovedregel ansettes etter samme framgangsmåter som for andre stillinger. Ved nevnte korte vikariater foretas ansettelsen på den måten ledelsen vurderer som riktig i det aktuelle tilfellet.
VEDLEGG
Utdrag fra protokoll fra forbundsstyremøte nr. 03/19, 25. juni 2019:
B-34/19 Tilsettingsråd
I henhold til dagens vedtekter § 11.3 skal forbundsstyret ansette nødvendig antall distriktssekretærer i avdelingene, samt oppnevne og ansette regionale verneombud i henhold til forskrift nr. 706.
Forbundsstyret har siden 2008 nedsatt/opprettet tilsettingsråd med oppdrag å foreta tilsettinger på vegne av forbundsstyret.
Tilsettingsrådet har fungert godt og styrket forbundet i ansettelsesprosessene og beslutningene.
Det ble foreslått å opprette tilsettingsråd for landsmøteperioden.
Vedtak:
Tilsettingsrådet får følgende sammensetning:
Forbundsleder
Inge Ramsdal
Ann Jeanette Westrum
En tillitsvalgt fra den aktuelle stillingsgruppa, samt personalsjef tiltrer tilsettingsrådet uten stemmerett. Forbundsleder skal minimum være tilstede ved 2. gangs intervju.
Ved uenighet, kan mindretallet anke saken til avgjørelse forbundsstyret.
Mandat:
Forbundets medarbeidere er en stor ressurs for medlemmer, tillitsvalgt og forbundets organer. Det er avgjørende for forbundets utvikling at vi til enhver tid har kompetente ansatte, en god personalsammensetning og en organisasjon som sikrer en god utnyttelse av personalressursene.
Ved rekruttering til stillinger i forbundet, skal det legges vekt på å ansette den som ut i fra en inngående vurdering blir vurdert som best egnet til å utføre en god jobb for forbundet og dets medlemmer. Realkompetanse fra arbeid for forbundet eller andre forbund/LO, skal alltid tas med som en viktig del av vurderingen. Det skal også tas hensyn til kjønnsbalanse i stillingsgruppene.
Tilsettingsrådet i Norsk Arbeidsmandsforbund foretar ansettelser av distriktssekretærer og regionale verneombud på vegne av forbundsstyret. Ved slike ansettelser skal det, i tillegg til ordinær innstilling etter saksbehandling og intervjuer, foreligge en egen innstilling fra avdelingsstyret i den aktuelle avdelingen.