How Can We Help?
Retningslinjer for reiser i Arbeidsmandsforbundet
Formål med rutinen er å sikre:
- at reisestandard/kvalitet er i samsvar med vedtatt norm
- at reisevirksomheten underlegges forbundets krav til økonomistyring
- at tilgjengelige rabatter utnyttes slik at forbundets reisekostnader reduseres
Tidlig og billigste måte
Det forutsettes at reiser planlegges og billetter og hotellrom bestilles på tidligst mulig tidspunkt slik at forbundets avtaler kan nyttes fullt ut.
- hovedregelen er at det alltid skal reises på billigste og arbeidsmessig mest hensiktsmessige måte. Ved flyreiser skal SAS foretrekkes.
- det oppfordres til den enkelte å planlegge flere aktiviteter i samme geografiske område under samme reise der det er praktisk mulig.
Ledsager
Når forbundet avholder møter og arrangementer, inviteres i noen tilfeller deltakerne til å ta med ledsager. Dette kan gjelde for valgte, ansatte og pensjonister. Også ved tjenestereiser hender det at man har med ledsager. Med hensyn til dekning av kostnader for ledsager, skilles det mellom to typer reiser:
- Ved vanlig tjenestereise dekkes reiseutgifter og andre kostnader av ledsager. Tillegget for dobbeltrom dekkes av forbundet.
- Ved arrangementer og tilstelninger skal reiseutgiftene dekkes av ledsager. Videre skal det for ledsager dekkes en egenavgift på kr. 200,- pr. døgn.
Rutine for reisebestilling
- Alle reiser som skal belastes NAF skal bestilles gjennom forbundet sentralt
- Reisende skal gi beskjed til de som har ansvaret for bestillingen via telefon, SMS eller mail
- Fleksible billetter. Som hovedregel gis det ikke anledning til endring av bestilte billetter
Grupper, kurs og konferanser
- En av kontorsekretærene skal ha ansvaret for arrangementet (billettbestilling og hotellet)
- Ansvarlig for kurs, konferanser og møter skal så snart dato for aktivitet er fastlagt og liste over deltakere foreligger, gi melding til kontorsekretæren
- Det bør samkjøres når flere har møter på samme tid og sted
- Det kan søkes om grupperabatt for flybilletter når 10 personer eller flere reiser samlet
Når møteansvarlig gjør direkte avtale med hotellet
- Skal kontorsekretæren informeres – se for øvrig punkt over
- Navn, telefon og e-post adressen til billettbestilleren skal alltid sendes møtedeltagerne sammen med innkalling, og skal være forhåndsutfylt med all standardinformasjon
- Tidsfrist for på/avmelding skal angis i innkallelsen
- For reiser i forbindelse med aktiviteter som kurs og konferanser, skal bruk av bil forhåndsgodkjennes hvis utgiftene skal belastes forbundet
- Skal egen bil brukes, gis melding til kontorsekretæren – dette med hensyn til billettbestilling